Manchmal dauert es eine gefühlte Ewigkeit, bis eine Stunde oder ein Tag vergehen. Vor allem dann, wenn wir einen bestimmten Zeitpunkt sehnlichst herbeisehnen. Meistens haben wir jedoch das Gefühl, dass die Zeit viel zu schnell vergeht. Können wir etwa an einem Tag nur fünf von zehn Dingen auf der To-do-Liste abhaken, hinterlässt das ein schlechtes Gefühl. Viele Menschen glauben dann, sie haben zu wenig geleistet.

Dabei solltest du stolz sein auf das, was du geschafft hast!

Zeitmanagement Methoden unterstützen dich dabei, das Beste aus jedem Tag herauszuholen. Allerdings sind viele Personen zu kritisch mit sich selbst. Im Job und innerhalb der Familie werden wir mit vielen Anforderungen konfrontiert. Hinzu kommen die gesellschaftlichen Erwartungen. All den Ansprüchen gerecht zu werden, schafft niemand. Und das sollte auch gar nicht das Ziel sein. Denn wer sagt, dass du es allen recht machen musst?

Befreie dich von den Zwängen, die dir auferlegt werden!

Beschäftigst du dich mit Zeitmanagement und Selbstoptimierung, geht es nicht nur darum, möglichst viele Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Stattdessen gehört es zu einem guten Zeitmanagement dazu, Tätigkeiten zu priorisieren und auszusortieren. Nur so schaffst du es, effektiv zu arbeiten und gleichzeitig mehr Freizeit für dich herauszuholen.

Wie gut du mit einer Zeitmanagement Methode klarkommst, ist dabei auch von deiner Persönlichkeit abhängig. Probiere einfach aus, welche dir die beste Work-Life-Balance bringt. Diese ist unerlässlich, damit du ausgeglichen bleibst! Stress durch die Arbeit und andere Verpflichtungen sorgt nämlich oftmals für Frust, den du an den falschen Personen auslässt. Das verhinderst du mit einer guten Selbstorganisation.

In diesem Artikel erkläre ich dir, warum ein gutes Zeitmanagement wichtig ist. Darüber hinaus stelle ich dir verschiedene Methoden vor, die deine Arbeitsprozesse erleichtern. Schließlich sorgt ein strukturierter Tag nicht nur für Effizienz, sondern zugleich für Motivation.

Warum ist ein gutes Zeitmanagement wichtig?

Hast du dich schon einmal gefragt, was Zeit überhaupt ist? Jeder spricht täglich von ihr, sie bestimmt unser ganzes Leben. Abseits aller Verpflichtungen betrachtet, ist sie jedoch einfach nur eine physikalische Größe. Genauso wie Temperatur, Masse oder Länge. Warum ist sie also dann so wichtig?

Auch diese Frage lässt sich physikalisch beantworten: Die Zeit verläuft in einer nicht umkehrbaren Richtung. Das heißt: Ist ein Zeitpunkt einmal vergangen, kommt er nicht mehr zurück. Nie mehr. Darum stehen viele Menschen ständig unter Druck. 

Jede Stunde hat 60 Minuten, jeder Tag 24 Stunden. Sprühst du vor Lebensfreude und nimmst dir viele Dinge vor, bekommst du diese in diesem Zeitrahmen nicht unter. Arbeiten, privaten Hobbys nachgehen, Freundschaften pflegen und natürlich auch mal auf der faulen Haut liegen – das alles sind Aktivitäten, denen jeder gern nachgehen möchte. 

Eltern möchten zusätzlich so viel Zeit wie möglich mit ihren Kindern verbringen, denn auch diese Möglichkeit kommt nie wieder. Sind die Kleinen erst einmal groß, ärgerst du dich, wenn du in der Kindheit zu wenig mit ihnen unternommen hast. Manchmal gibt es außerdem Familienangehörige, die es zu pflegen gilt. Auch das nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. Und nicht zu vergessen natürlich der Haushalt, den sich moderne Paare gerecht aufteilen. 

Du siehst: Es ist kein Wunder, dass du dich gestresst fühlst. Viele Menschen haben den Eindruck, sie können gar nicht alle Aktivitäten unter einen Hut bekommen. Doch ich sage dir: Es geht! Mit dem richtigen Zeitmanagement kannst du deine Aufgaben priorisieren und eine Struktur schaffen. Somit musst du nicht mehr länger darüber nachdenken, wie du deine Termine alle in den Tag integrieren kannst, sondern einfach loslegen!

Gleichzeitig gewinnst du durch ein gut durchdachtes Zeitmanagement mehr Zeit. Denn wenn du den Überblick behältst, kannst du verschiedene Vorhaben sinnvoll miteinander kombinieren. Du wirst sehen, wie leicht das ist!

Was passiert ohne Zeitmanagement?

Ein Großteil der Menschen klagt über zu viel Stress. Die Folgen sind oft psychische Probleme. Schlafstörungen zählen dabei noch zu den harmlosen Ursachen. Ziehst du nicht rechtzeitig die Notbremse, drohen Burn-out, Panikattacken und Depressionen. Zudem sorgt die ständige Anspannung oftmals über unnötige Konflikte. Du hattest einen langen Arbeitstag hinter dir, warst danach beim Elternabend und jetzt streikt auch noch das Kind, weil es nicht ins Bett gehen will?

Schaffst du es, in die dieser Situation ruhig zu bleiben oder schreist du dein Kind an? Beschwerst du dich bei deiner Partnerin, dass sie jetzt auch mal etwas machen soll? Es ist verständlich, dass du genervt bist. Doch deine Liebsten bekommen zu Unrecht deinen Frust ab. Sie können am wenigsten dafür, dass du noch keine Minute für dich selbst hattest. 

Zudem solltest du die wichtigsten Personen in deinem Leben mit besonders viel Liebe behandeln. Dein Kind möchte einfach noch Zeit mit seinem Papa verbringen. Deine Frau hat an diesem Tag selbst schon eine Menge geleistet und hat ebenso eine Auszeit nötig. Das solltest du stets im Hinterkopf behalten, auch wenn dir gerade alles zu viel ist. Schaffst du es nicht, deine Zeit besser einzuteilen und somit für eine entspannte Atmosphäre zu sorgen, droht womöglich irgendwann einmal die Trennung.

Der andere Weg ist es, alle Gefühle in dich hineinzufressen. Das führt jedoch früher oder später zu einer psychischen Störung.

Vorzeichen dafür sind unter anderem:

• Übelkeit
• Reizbarkeit
• Albträume
• Verkrampfungen.

Nimmst du einige dieser Symptome bei dir wahr, ziehe am besten gleich die Notbremse. Selbst bei dem wichtigsten Job passiert nichts, wenn du dich für ein paar Tage krankmeldest. Das Wichtigste ist immer, dass es dir gut geht. Anderenfalls kann eine psychische Erkrankung oder ein Herzinfarkt für lange Zeit dein Leben einschränken. Lass es nicht so weit kommen!

Wie finde ich die besten Zeitmanagement Methoden?

Die Zeit und das Selbstmanagement beschäftigen zahlreiche Wissenschaftler und andere Experten. Angesichts dessen ist es nicht verwunderlich, dass im Internet viele Zeitmanagement Methoden zu finden sind. Welches Vorgehen dir am besten dabei hilft, deine Ziele zu erreichen, musst du selbst herausfinden. 

Ich empfehle dir, eine Methode auszusuchen, deren Umsetzung für dich am einfachsten ist. Zeitmanagement soll keine zusätzliche Belastung sein. Es soll dir helfen, die Prokrastination zu überwinden und gleichzeitig entspannter durch den Alltag zu gehen. Zu Beginn kostet es etwas Zeit und Mühe, die neue Methode umzusetzen. Mit der verinnerlichst du dieses Vorgehen und wirst sehen, welch großen Mehrwert dir ein organisierter Tag bringt.

Kommst du mit der ausgewählten Methode nicht zurecht oder bringt sie dich nicht weiter, dann probiere einfach eine andere aus! Wichtig: Ausprobieren bedeutet, sich wirklich auf eine Zeitmanagement Methode einzulassen! Wirf deine Pläne nicht sofort über Bord, falls dir etwas nicht gleich gelingt. Gib dir stattdessen ein bis zwei Wochen Zeit, bevor du sie wechselst. 

Hast du für deine Arbeitsorganisation Methoden gefunden, die funktionieren, kannst du effektiv und strukturiert deinen Tätigkeiten nachgehen. Das sorgt dafür, dass du emotional ausgeglichener bist. Die Wahrscheinlichkeit für Burn-out und andere psychische Krankheiten werden reduziert, da du entspannter durchs Leben gehst. Du hast nicht mehr das Gefühl, in deinen ganzen Aufgaben zu ertrinken, sondern behältst deine Aufgaben klar im Blick. Gleichzeitig hast du eine gute Work-Life-Balance. 

Der Sinn des Lebens liegt nicht nur in der Abarbeitung eines vollen Terminkalenders. Natürlich müssen manche Aufgaben einfach erledigt werden. Es sollte jedoch immer genügend Zeit sein, damit du dich erholen kannst. Ohne Stress lässt es sich zudem viel besser und konzentrierter arbeiten. 

In den folgenden Abschnitten stelle ich dir die praktischsten Zeitmanagement Methoden vor. Garantiert ist darunter auch für dich eine passende dabei! Probiere sie am besten gleich aus!

Die Alpen-Methode

Mit der Alpen-Methode verschaffst du dir einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Sie trägt dazu bei, Selbstzweifel zu stoppen. Denn durch diese Methode siehst du, was du an einem Tag alles schaffst.

Das Wort ALPEN bezieht sich dabei nicht auf das Gebirge, sondern steht für die einzelnen Schritte:

• A – Aufgaben: Zuerst notierst du dir alle Aufgaben, die du erledigen möchtest. Ursprünglich war die Methode für einen Arbeitstag gedacht. Möchtest du jedoch wirklich mehr freie Zeit gewinnen, kannst du das Prinzip auf einen gesamten Tag übertragen. Schreibe hierfür also nicht nur die verpflichtenden Aufgaben auf, sondern ebenso das, was du in deiner Freizeit tun möchtest. 

• L – Länge: Nun schätzt du für jede geplante Aktivität ein, wie viel Zeit du für diese benötigst. Versuche, hierbei realistisch zu sein. Für wiederholende Aufgaben bekommst du mit der Zeit ein immer besseres Gefühl dafür. In der Folge wird deine Arbeitsorganisation immer besser und die innere Kritik weniger.

• P – Pufferzeiten: Oftmals geschehen unvorhergesehene Dinge, die das Erledigen von Tätigkeiten in die Länge ziehen. Plane darum genügend Pufferzeiten ein. Experten empfehlen sogar, dass bis zu 40 Prozent deiner Zeit als Puffer zur Verfügung stehen sollten. Achte des Weiteren darauf, auch Pausenzeiten einzuplanen.

• E – Entscheidungen: Ist deine Aufgabeliste sehr lang, musst du nun priorisieren. Welche Dinge sind besonders wichtig, welche kannst du auch später erledigen? Nimm eine Gewichtung vor und ordne deinen aufgestellten Zeitplan gegebenenfalls noch einmal neu. 

• N – Nachkontrolle: Im letzten Schritt kontrollierst du noch einmal, ob dein aufgestellter Zeitplan sinnvoll ist. Hast du alle wichtigen Tätigkeiten untergebracht? Manchmal finden sich zudem noch kleinere Aufgaben, die zusammengefasst erledigt werden können. 

Kommst du mit der ALPEN-Methode gut zurecht, kannst du diese gleich für eine ganze Woche anwenden. Dann solltest du jedoch mehr Pufferzeiten einplanen und deinen Zeitplan unter der Woche erneut überprüfen.

Das Eisenhower-Prinzip

Eines der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden ist die Eisenhower-Matrix. Ihre Beliebtheit beruht unter anderem darauf, dass sie simpel anzuwenden ist.

Die Grundlage bildet eine Matrix aus vier Quadranten. Je nach Wichtig- und Dringlichkeit ordnest du dort die anfallenden Dinge ein.

Das geht so:

1. Quadrant: Dieser befindet sich links oben. Eingeordnet werden dort dringende und wichtige Aufgaben. Diese sollten als Erstes angegangen werden. Die Tätigkeiten gehen nicht aufzuschieben ist und haben eine feste Deadline. Die Erledigung erfordert oft große Aufmerksamkeit. Achte darauf, dass du nicht zu viele Termine im ersten Quadranten einträgst. Anderenfalls bist du schnell gestresst und überfordert. 
2. Quadrant: Hier werden ebenfalls Aufgaben eingetragen, die eine besondere Wichtigkeit haben. Allerdings sind sie nicht dringend. Das bedeutet, du musst sie nicht sofort erledigen, aber so bald wie möglich. Lässt du die Aufgaben zu lang liegen, besteht die Gefahr, dass du sie immer weiter aufschiebst. Das ist besonders schwerwiegend, wenn sie deine persönliche Weiterentwicklung oder deine Freizeitaktivitäten betreffen. Möchtest du beispielsweise Meditation lernen, buche dir möglichst bald einen Kurs. 
3. Quadrant: Links unten befindet sich der Quadrant für unwichtige, aber dringende Aufgaben. Hierunter fällt ein Telefontermin mit einer Person, die deiner Vernetzung dient. Zudem fällt das Beantworten vieler Mails in diese Kategorie. Wenn möglich, dann delegiere diese Tätigkeiten. Auf diese Weise reduzierst du deine Aufgaben und hast mehr Zeit für die wichtigen Dinge. 
4. Quadrant: Dieser befindet sich rechts unten und scheint zunächst nebensächlich zu sein. Denn hier sind alle Aufgaben aufgelistet, die weder dringend noch wichtig sind. Meist betrifft dies Freizeitaktivitäten. Da diese Tätigkeiten für Entspannung und psychische Ausgeglichenheit sorgen, solltest du sie auf keinen Fall vernachlässigen. Darüber hinaus befinden sich in diesem Quadranten Zeitfresser, die du konsequent aussortieren kannst. Hierzu gehören etwa witzige Videos, die du laut eines Kumpels unbedingt sehen musst.

Die Not-to-do-Liste

Jeder kennt lange To-do-Listen, die niemals wirklich enden. Nach dem Abarbeiten macht sich zwar ein gutes Gefühl breit, der Weg dahin ist allerdings oft mit viel Stress verbunden. Bei der Not-to-do-Liste drehen wir den Spieß um. Hierbei geht es darum, eine Leidenschaft zu finden oder wiederzuentdecken und lästige Dinge auszusortieren. Denn indem du die Sachen aus deinem Leben herausstreichst, die dich stören, hast du den Kopf frei für schöne Dinge! 

Du wirst sehen, wie viel Dankbarkeit du plötzlich verspürst! Dankbarkeit dafür, störende Tätigkeiten endlich hinter dir zu lassen. Lass dich auf dem Weg zum Erfolg nicht mehr davon aufhalten!

Das Erstellen einer Not-to-do-Liste geht so: Liste alle Tätigkeiten auf, die du ab sofort nicht mehr tun willst. Das können natürlich auch schlechte Gewohnheiten sein, die du endlich loswerden möchtest. Hast du genügend Punkte gesammelt, gehst du alle der Reihe nach noch einmal durch.

Stelle dir dabei folgende Fragen:

• Kann ich diese Aufgabe oder Gewohnheit aus meinem Leben streichen?

Bei manchen Dingen ist das einfach. Beispielsweise bringt es keine negativen Konsequenzen mit sich, wenn du das Rauchen aufgibst. Im Gegenteil: Du tust deinem Körper damit etwas Gutes. Anders sieht es bei Verpflichtungen aus, die mit der Arbeit oder anderen Personen zu tun haben. Bei diesen ist es meist nicht so einfach, sie einfach sein zu lassen.

• Kann ich die Aufgabe delegieren?

Dinge, die sich nicht einfach wegstreichen lassen, kannst du womöglich delegieren. Auf der Arbeit kannst du dir Hilfe von einem Kollegen holen. Bei familiären Angelegenheiten kann dich vielleicht deine Frau unterstützen. Darüber hinaus gibt es externe Hilfen. Bist du etwa selbstständig und von zu viel Bürokratie überfordert, kannst du dir ein Buchhaltungssystem oder einen Steuerberater zulegen. 

Es gelingt selten, alle störenden Tätigkeiten aus der Aufgabenliste zu streichen. Doch jede kleine Verbesserung sorgt für Entlastung!

Die One Minute To-do-Liste

Nun habe ich noch eine weitere Art von To-do-Liste für dich: die One Minute To-do-Liste. Sie ist deswegen so effektiv, weil du deine Aufgaben täglich neu priorisierst. Das hilft dir dabei, das Grübeln zu stoppen, was du als Nächstes tust. Denn während der Zeit des Überlegens sitzt du bereits hochmotiviert an der nächsten Aufgabe!

Nimm jeden Morgen ein paar Minuten Zeit und zeichne drei Spalten auf ein Blatt.

Diese füllst du wie folgt aus:

• Heute: In der ersten Spalte notierst du alle Tätigkeiten, die du unbedingt heute tun musst. Hierzu zählt zum Beispiel arbeiten gehen, den Einkauf erledigen und mit den Kindern Zeit verbringen. Es geht hierbei also auch um Dinge, die dir persönlich sehr wichtig sind. 

• Demnächst: Die Aufgaben, die du in den nächsten Tagen erledigen musst, kommen in die mittlere Spalte. Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht super dringend. Wichtig: An einem späteren Tag müssen sie dann in die Heute-Spalte rutschen, sofern du sie bis dahin nicht erledigt hast. 

• Später: In die dritte Spalte kommen alle weiteren Aufgaben. Diese sollen zukünftig erledigt werden. Beachte, dass diese realistisch sein sollten. Liegt etwas weit in der Ferne, setzen sich viele Menschen zu große Ziele. Diese können sie dann nicht erreichen und sind frustriert. Du solltest nur Dinge notieren, die du wirklich schaffen möchtest – und schaffen kannst.

Du hast jetzt einen Überblick über deine Aufgaben und kannst dich auf die dringendsten Dinge fokussieren. Wenn du möchtest, kannst du die Liste auch als Grundlage für die weitere Feinplanung benutzen. Bedenke außerdem, dass sich die Inhalte der Spalten schnell ändern, etwa sobald eine neue Aufgabe hinzukommt. Diese musst du entsprechend einordnen. Dass die Liste so häufig im Wandel ist, kann auch zu Unübersichtlichkeit führen. Eine Alternative zu Stift und Zettel ist daher das Führen einer digitalen Liste.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip eignet sich weniger für die Strukturierung privater Pläne. Stattdessen kannst du sie super für die Arbeit anwenden. Das gilt hauptsächlich, wenn du sehr viele einzelne Aufgaben zu erledigen hast. Nutze die Möglichkeit, zeitfressende und zugleich unwichtige Tätigkeiten auszusortieren.

Das Pareto-Prinzip beruht auf der Annahme, dass du in 20 Prozent deiner Arbeitszeit 80 Prozent deiner Ergebnisse erzielst. Umgekehrt bedeutet das: 80 Prozent deiner Arbeitszeit verbringst du damit, die restlichen 20 Prozent deiner Aufgaben zu erledigen. 

Um zu überprüfen, für welche Tätigkeiten du wie viel Zeit aufwendest, reflektiere deine bisherige Arbeitsweise einmal selbst:

• Notiere dir für mindestens eine Woche jede Aufgabe, die du beginnst. Ergänze, um welche Uhrzeit du mit der Erledigung angefangen und wann du sie abgeschlossen hast. Besteht ein Auftrag aus mehreren Teilaufgaben, dann liste alles so genau wie möglich aus. Anschließend kannst du die Zeiten zusammengefasst betrachten.
• Markiere anschließend mit verschiedenen Farben, welche Aufträge du schnell verrichtet hast. Wähle zum Beispiel die Farbe Grün für alle Aufgaben, deren Erledigung weniger als zehn Minuten gedauert hat. Für das Zeitintervall zehn bis 30 Minuten wählst du Gelb, für alles oberhalb einer Stunde Rot.
• Ordne die Tätigkeiten nun nach Wichtigkeit. In welchen Farben hast du die relevantesten Aufgaben markiert?

Hinterfrage anschließend deine Arbeitsweise. Befinden sich viele rot markierte Tätigkeiten unter den unwichtigen Aufgaben, läuft hier offenbar etwas falsch. Überlege dir, ob du bei der Erledigung anders vorgehen kannst. Vielleicht kannst du auch etwas delegieren oder komplett aus deiner Aufgabenliste streichen. 

Eine zu langsame Arbeitsweise kann übrigens auch dem Perfektionismus geschuldet sein. Natürlich musst du manche Aufgaben exakt und fehlerfrei erledigen. Bei einigen Verpflichtungen genügt es jedoch, wenn diese im Großen und Ganzen passen. Die meisten Chefs sind dann bereits zufrieden. Mach dir also nicht den Druck, alles perfekt erledigen zu müssen!

3 weitere Zeitmanagement Methoden

Ich habe dir in diesem Artikel die beliebtesten und bekanntesten Methoden gezeigt, mit denen du deine Zeit optimal nutzen kannst. Das waren aber natürlich längst noch nicht alle.

Beispielsweise gibt es noch diese:

• Eat the frog: Hinter dieser Methode steckt die Aufforderung, morgens als Erstes eine lästige Aufgabe zu erledigen. Welche das ist, entscheidest du bereits am Abend zuvor. Musst du beispielsweise ein unangenehmes Telefonat führen? Schiebst du eine Aufgabe schon seit Wochen vor dir her, weil sie dir zu schwer erscheint? Such dir genau solche Dinge aus und arbeite sie ab. Danach bist du für den Rest des Tages entspannt. 

• Pomodoro-Technik: Was wie eine geheime Fertigkeit des Lieblingsitalieners klingt, meint in Wirklichkeit den Wechsel zwischen Arbeit und Pausen. Ein Mensch benötigt regelmäßig Entspannung, um konzentriert und leistungsfähig zu sein. Darum sollst du laut dieser Methode nach 25 Minuten Arbeit eine fünfminütige Pause einlegen. Das wiederholst du vier Mal, danach erholst du dich für 30 Minuten. Natürlich darfst du andere Zeitintervalle wählen, wenn sich diese für deine Aufgaben besser eignen.

• Parkinson’sches Gesetz: Das Gesetz besagt, dass eine Person so lang zum Erledigen einer Aufgabe benötigt, wie sie Zeit dafür hat. Aus diesem Grund solltest du dir enge Fristen setzen, aber Pufferzeiten einplanen. Aus der Realität wissen wir, dass dieser Grundsatz nicht pauschal zutrifft. Besser ist es, die eigene Arbeitsweise über mehrere Wochen zu beobachten. Dann erhältst du ein realistisches Bild davon, wie lang du für ähnliche, wiederkehrende Aufträge benötigst.

Wie du siehst, gibt es nicht die perfekten Zeitmanagement Methoden. Welche Arbeitsweise dir am besten hilft, hängt von deinen Aufgaben und deiner Persönlichkeit ab. Am besten legst du gleich los und probierst noch heute die erste Methode aus. Du wirst sehen, wie mehr Freizeit dein Wohlbefinden steigert. Ich wünsche dir ein stressfreies Leben!