Montagmorgen: Du kommst ins Büro und dich erwarten jede Menge Aufgaben. Auf dem Bildschirm ploppt eine Mail nach der anderen auf. Und die große Präsentation musst du auch noch fertigstellen. 

Bei all den Herausforderungen ist kaum Land in Sicht und du denkst dir „Ich bin überfordert mit meinem Leben!“

Vielleicht hegst du Selbstzweifel und fragst dich, wie du all die Projekte stemmen kannst. Doch keine Sorge: Es gibt viele Selbstorganisations-Methoden, die dir dabei helfen, deinen Tag zu strukturieren. Gleichzeitig kannst du effektiver arbeiten, siehst schneller Ergebnisse und hast auch einmal Zeit für Pausen.

Ich stelle dir die wichtigsten Zeitmanagement Methoden vor und verrate, wie du angenehmer arbeiten kannst.

Welche Vorteile dir Methoden für die Selbstorganisation bieten

Es gibt Menschen, die ohne Plan in ihre Arbeitswoche starten. Sie setzen sich hin, beginnen wahllos mit einer Aufgabe und gehen am Abend nach Hause. Am nächsten Tag fällt ihnen auf, wie viel sie noch zu tun haben und Stress breitet sich aus. 

Du siehst: Dich selbst organisieren zu können, hilft dir, deinen Arbeitstag zu bestreiten.

Hier siehst du alle Vorteile der Selbstorganisation auf einen Blick!

Du …

• hast weniger Stress. Gerade wenn du wichtige Punkte kurz vor Schluss erledigst, kann das Hektik erzeugen. Weißt du, dass du alle Deadlines einhalten kannst, beruhigt dich dies.
• gehst lieber ins Büro. Deine Arbeit empfindest du schließlich als machbar.
• fühlst dich nicht überfordert. Du erkennst, dass du Schritt für Schritt alles bewältigen kannst und pushst damit zugleich dein Selbstbewusstsein.
• sparst Zeit. Mit dem optimalen Zeitmanagement gelingt es dir, produktiver und schneller zu arbeiten.
• hast mehr Erfolg. Wichtige Dinge erledigst du problemlos und kannst sie pünktlich an den Chef oder die Chefin abliefern. Und das schindet wiederum Eindruck.
• kannst dich über ein besseres Arbeitsklima freuen. Bist du nicht gestresst und kannst deinen Kollegen und Kolleginnen Tipps an die Hand geben? Dann entsteht auch ein gutes Arbeitsklima.
• arbeitest effektiver. Du verbringst deine Zeit nicht mit unwichtigen Themen, sondern widmest dich vornehmlich den für euer Unternehmen relevanten Dingen.
• erreichst Ziele unproblematischer und schneller. Für dich fühlt es sich müheloser an, ein Projekt abzuschließen, weil du dies Schritt für Schritt tust.
• wirst motivierter. Siehst du, was du alles erreichen kannst, hast du Lust auf neue Herausforderungen und entwickelst wieder mehr Spaß an der Arbeit.

Bringe Routine in deinen Tag

Zu einem optimalen Zeit- und Selbstmanagement gehört eine gewisse Routine. Versuche, deine Aufgaben Tag für Tag auf die gleiche Weise zu bearbeiten. 

Am Anfang brauchst du vielleicht noch Zeit, um deinen Job zu strukturieren. Nach einigen Wochen läuft das Ganze aber nahezu von allein. Du kannst dein Unterbewusstsein programmieren und dir neue Gewohnheiten antrainieren. 

Dann öffnest du etwa jeden Morgen zunächst deine E-Mails und beantwortest diese. Und kurz vor Feierabend erledigst du noch kleinere Aufgaben. Versuche außerdem, deine Konzentration zu trainieren. Häufig lassen wir uns ablenken – gerade, wenn ein Projekt uns schwierig erscheint. 

Tipp: Schalte dein Smartphone aus oder stelle es in den Flugmodus. Womöglich hilft es dir auch, das WLAN an deinem PC abzuschalten, sofern du es gerade nicht für deine Arbeit benötigst. 

Bitte Kollegen und Kolleginnen dir etwas Ruhe zu lassen. Du kannst ihnen offen sagen, dass du gerade keine Zeit für ihre Erzählungen vom Wochenende hast. Diese könnt Ihr in der Mittagspause austauschen. 

Zusätzlich spielen Zeitpläne für deine Organisation eine Rolle. Du kannst deine Tasks klassisch per Hand in einen Kalender schreiben oder nutzt Online-Tools. Auf diese Weise siehst du auf einen Blick, was du wann erledigen wirst. Halte dich möglichst genau an deinen Plan. Dann gerätst du kurz vor der Deadline nicht in Zeitnot.

Erstelle eine Übersicht deiner Aufgaben

Weißt du, womit du dich an einem Tag oder in einer Woche beschäftigen wirst? Damit du nicht vor einem unübersichtlichen Berg an Aufgaben stehst, greife zu einem Notizbuch. 

Schreibe zunächst lose auf, welche Projekte anstehen. Danach kannst du die einzelnen Themen in eine Reihenfolge bringen und letztendlich eine To-do-Liste erstellen. Du vergisst keinen Punkt und zudem ist dein Gehirn frei für andere Dinge. Schließlich musst du dir nicht alles merken. 

Setze dich zudem mit Kollegen und Kolleginnen zusammen und überlegt, wer welche Aufgabe übernimmt. Vielleicht hat dein Büronachbar ein Händchen für Statistiken und kann diese deutlich schneller erstellen als du. 

Und möglicherweise macht sich die nette Kollegin von gegenüber ohnehin auf den Weg zur Post. Dann kannst du ihr Briefe und Pakete mitgeben.

7 effektive Selbstorganisation Methoden

Im Folgenden möchte ich dir konkrete Methoden vorstellen, mit denen du deinen Tag strukturieren kannst. Diese beinhalten auch einige der Tipps, die ich dir eben schon gegeben habe, führen diese aber noch weiter. 

Suche dir die Variante aus, die für dich am besten funktioniert. Du kannst jede Methode ausprobieren und dadurch feststellen, wie du am effektivsten arbeitest.

1. Die ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse geht es darum, dass du Prioritäten aufstellst. Dabei ordnest du deine Aufgaben den einzelnen Buchstaben A, B und C zu: 

Aufgaben, die zur Kategorie A gehören, sind am wichtigsten. Das sind jene, deren Abgabe als Nächstes ansteht. Diese erledigst du dann, wenn du dich frisch und motiviert fühlst – zum Beispiel direkt am Morgen. 

Aufgaben aus Kategorie C sind nicht allzu wichtig, gehören aber zu deinem Arbeitstag. Darunter können etwa E-Mails fallen, in denen du dich für eine Information bedankst. Vielleicht musst du auch deinen Schreibtisch aufräumen oder einen Brief zur Post bringen. Manchmal kann es sein, dass du diese Tasks sogar komplett verwirfst. 

Wichtiger als C, aber unwichtiger als A-Aufgaben sind B-Aufgaben. Diese erledigst du im Laufe des Tages. Wenn du magst und die Möglichkeit hast, kannst du sie auch an Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen delegieren. Von deiner eigenen Liste kannst du sie dann streichen.

2. Die Alpen Methode

Die Alpen Methode besteht aus fünf Schritten: 

Zuerst schreibst du auf, was du alles in der neuen Arbeitswoche erledigen möchtest – A für „Aufgaben aufschreiben“. 

Im Anschluss überlegst du, wie lang du für jede einzelne Aufgabe brauchen wirst – L für „Länge ermitteln“. 

Du hast jetzt eine erste Einschätzung, aber: Es kann stets ein unerwartetes Ereignis dazwischenkommen. Vielleicht erhältst du eine wichtige Mail mit einer neuen Aufgabe, die du vorziehen solltest. Eventuell ist dein Kollege mit einer Erkältung zu Hause und du musst für ihn beim Kundenmeeting einspringen. 

Verplane daher nur rund 60 Prozent deiner Zeit und lasse 40 Prozent offen – P für „Pufferzeit einplanen“. 

Danach fragst du dich, welche Aufgaben die höchste Priorität haben und notierst diese an erster Stelle – E für „Entscheidungen priorisieren“. 

Nachdem du diese Variante eine Woche lang ausprobiert hast, kannst du darüber reflektieren: Hast du den Zeitaufwand richtig eingeschätzt und konntest alle Deadlines erfüllen? Das N steht also für „Nachkontrollieren“.

3. Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix spielt mit dem Gedanken, dass du wichtige und dringliche Aufgaben direkt erledigst. Dafür kannst du andere To-dos nach hinten schieben oder dir sogar erlauben, sie von deiner Liste zu streichen. 

Dabei bedeutet „wichtig“, dass eine Aufgabe einen großen Einfluss für euer Unternehmen oder andere Personen hat. „Dringlich“ bezeichnet Projekte, die eine straffe Deadline haben. 

Das heißt: Wichtige Dinge sind nicht unbedingt dringlich. Und dringliche Aufgaben sind manchmal nicht wichtig. 

Überlege, ob du auf jede einzelne E-Mail antworten möchtest. Und frage dich, ob du tatsächlich ein Meeting einberufen musst. Vielleicht lassen sich die Kernpunkte auch in einem kurzen Gespräch bereden.

4. Die Getting-Things-Done Methode

Kleine Aufgaben, die nur wenig Zeit und Energie in Anspruch nehmen, hast du schnell erledigt. Nehme dir daher bei der GTI Methode nur Mini-Tasks vor und arbeite diese ab. Du kannst dich darüber freuen, dass du wieder einen Punkt von deiner Liste erledigt hast. 

Tipp: Schreibe deine Aufgaben möglichst kleinteilig auf. Das heißt: Anstatt du allgemein ein gesamtes Projekt notierst, unterteile es in einzelne Schritte. Damit wirkt selbst die lange Präsentation machbarer. Nimm dir etwa vor, die ersten zehn Folien vorzubereiten. 

Du kannst auch planen, erst einmal nur eine halbe Seite einer Rede zu verfassen. Oder du telefonierst mit einem Kunden oder einer Kundin, statt mit fünf Personen zu sprechen.

5. Die Eat the Frog first-Technik

Klingt witzig, ist aber effektiv: Bei der Eat the Frog first-Technik kümmerst du dich zuerst um Aufgaben, die du als unangenehm empfindest. Das können Themen sein, die langwierig sind oder in die du dich erst einarbeiten musst. 

Der Vorteil ist, dass du die schwierigsten Dinge direkt zu Beginn abhaken kannst. 

Alles, was danach kommt, fällt dir vergleichsweise leicht. Außerdem denkst du nicht den gesamten Tag darüber nach, dass du diese eine aufwendige Sache noch bearbeiten musst. 

Und: Du bist stolz darauf, dich dieser Herausforderung gestellt zu haben. Übrigens eignen sich für diese Technik besonders kreative Aufgaben. Ausgeschlafen und motiviert, hast du gute Ideen. Nach sieben Stunden im Büro denkst du jedoch vielleicht nur noch an dein abendliches Date im Restaurant und nicht mehr an die Broschüre, die fertig werden muss.

6. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik schenkt dir jede Menge kleiner Lichtblicke während der Arbeit. Wie das funktioniert? Ganz einfach: 

Du setzt dich 25 Minuten am Stück an ein Projekt. Stelle dir am besten den Wecker und halte dich wirklich an diese Zeitspanne. Nachdem du konzentriert gearbeitet hast, machst du fünf Minuten Pause. In diesen solltest du den Arbeitsplatz verlassen, aufstehen und beispielsweise aus dem Fenster schauen. 

Danach machst du mit den nächsten 25 Minuten weiter und im Anschluss erneut eine fünfminütige Pause. Nach vier Arbeitsintervallen hast du dir eine längere Pause von einer halben Stunde verdient. Hast du stets ein nächstes Etappenziel vor Augen, fällt dir die Arbeit womöglich leichter. 

Wenn du möchtest, kannst du deine Arbeits- und Pausenzeiten auch anpassen. Dann konzentrierst du dich etwa 35 Minuten und machst dann zehn Minuten Pause.

7. Die Zwei-Minuten Methode

Gute News: Nicht jedes deiner anstehenden Projekte braucht mehrere Stunden Arbeitszeit. Glücklicherweise stehen auf deiner To-do-Liste auch Punkte, die du innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst. Suche diese im Rahmen der Zwei-Minuten Methode heraus, setze dich hin und hake sie ab. 

Du wirst sehen, dass du dich direkt ein wenig freier fühlst. Sei stolz, dass du diese Dinge nicht vor dir hergeschoben hast. Aber: Überlege dennoch, ob die einzelnen Aufgaben wirklich wichtig sind. Meist kannst du gerade kleinere Tasks getrost streichen.

Wie du Prokrastination vermeidest

Kennst du das? Du weißt, dass die Deadline näher rückt, kannst dich aber nicht überwinden, mit der Arbeit zu starten. Vielleicht hast du auch die ersten Worte getippt, erwischst dich aber nach fünf Minuten dabei, wie du witzige Online-Videos ansiehst. 

Prokrastination – also das Verschieben und Unterbrechen von Aufgaben – kann vorkommen. Selbstorganisation Methoden unterstützen dich jedoch dabei, dich besser auf ein Thema konzentrieren zu können. 

Bemerkst du aber tagtäglich, dass dir die Arbeit schwerfällt, kann es helfen, wenn du dich veränderst. Überlege, ob dein Job wirklich für dich gemacht und du zufrieden bist. Vielleicht hast du dich schon gefragt, was der Sinn des Lebens ist und ob du ihn in einer neuen Berufung finden kannst. 

Probiere es einfach aus! Du kannst dir zunächst neue Fähigkeiten aneignen und deinen Chef oder die Chefin bitten, dir weitere Aufgabenbereiche anzuvertrauen. Außerdem kannst du dein Selbstbewusstsein trainieren und lernen, für dich und deine Träume einzustehen. 

Vielleicht bist du mutig und wagst den Schritt, dich selbstständig zu machen. Versuche, das Grübeln zu stoppen und werde aktiv. Womöglich macht dich dein neues Berufsleben glücklicher und du bist froh, dass du die richtige Entscheidung getroffen hast.