Der Aufgabenberg wächst und wächst. Auf deinem Schreibtisch stapelt sich die Arbeit. Dein Leben wird von Stress, Überlastung und Überstunden bestimmt. Der morgendliche Gang ins Büro fällt dir mit jedem Tag schwerer. Kennst du das? Das darf kein Dauerzustand werden. Sonst droht dir schlimmstenfalls ein Burnout. Was dir nachhaltig durch diese schwere Zeit hilft, ist Zeit- und Selbstmanagement. Wie das funktioniert? Das erfährst du hier.

Schauen wir uns zunächst kurz die Definition von Zeit- und Selbstmanagement an. Laut Duden ist Zeitmanagement der „Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit“. Jeder Mensch hat täglich die gleiche Stunden- und Minutenanzahl zur Verfügung. Es kommt darauf an, wie effektiv du diese Zeit nutzt. Meetings, Konferenzen, Telefonate mit Kunden, E-Mails beantworten, Akten…

Schaffst du es, im Arbeitsalltag alle anstehenden Aufgaben zu bewältigen? Der Schlüssel dazu heißt „Selbstmanagement“. Eine hohe Arbeitslast lässt sich mit einer durchdachten Selbstorganisation leichter bewerkstelligen. Der Stress reduziert sich. Du siehst deinem Arbeitsalltag gelassener entgegen und du bist mit dir und deiner Leistung zufriedener.

Keine Sorge: Die Anwendung der Zeit- und Selbstmanagement-Methoden dauert nicht lange. Die Auseinandersetzung damit lohnt sich, denn das kann dir unendlich viel wertvolle Zeit im Arbeitsalltag einsparen.

Stell dir zur Vorbereitung folgende Fragen:

• Was nimmt dir im Alltag viel Zeit weg? (Telefonate, E-Mails, Social-Media-Aktivitäten?)
• Erledigst du deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit?
• Delegierst du unwichtige Tätigkeiten an Kollegen und Mitarbeiter? 

Vielleicht gehörst du zu den Menschen, die nur schwer „Nein“ sagen können. Trifft das auf dich zu? Falls ja: Mach dir den Wert deiner Zeit bewusst. Jedes „Ja“ zu einer anderen Person ist ein „Nein“ für dich, deine Projekte und Dinge, die dir wichtig sind.

Deine Zeit ist wertvoll. Du kannst jede Minute deines Lebens nur ein einziges Mal vergeben. Wie du mit dieser wertvollen Ressource in Zukunft besser umgehen kannst, erfährst du gleich.

9 effektive Zeit- und Selbstmanagement Methoden

Für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement brauchst du verschiedene Kompetenzen. Durchhaltevermögen gehört ebenso dazu, wie ein gewisses Organisationstalent und Motivation. Die hier vorgestellten Techniken bringen dir nur dann etwas, wenn du langfristig dranbleibst. 

Damit lernst du, Prokrastination zu überwinden. Du kommst zügig ins Tun und erledigst, was zu erledigen ist.

Du…

• lernst, dich besser zu organisieren.
• weißt, welche To-Do’s am jeweiligen Tag anstehen.
• planst deine Aufgaben vorausschauend.
• setzt Prioritäten und erledigst deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.
• schaltest innere Kritik aus.
• setzt dir Ziele.
• bleibst motiviert dabei.

Bevor es losgeht, möchte ich dir noch zwei wichtige Erkenntnisse mit auf den Weg geben: Edwards-Gesetz und das Parkinsonsche Gesetz. Laut Edwards-Gesetz sind wir besonders produktiv, wenn eine Deadline näher rückt. Anders gesagt: Je weniger Zeit du hast, desto mehr kniest du dich rein. Kurz vor Projektende gibst du Vollgas – und kriegst die Kurve. 

In dieselbe Richtung geht auch das Parkinsonsche Gesetz: Es besagt, dass der Zeitrahmen darüber entscheidet, wie lange du an einer Aufgabe sitzt. Hast du viel Zeit, brauchst du auch viel Zeit. Steht dir nur ein geringes Zeitfenster zur Verfügung, erledigst du die anstehenden Aufgaben auch in dieser Zeit.

ABC-Methode

Du bist ein intuitiver Typ und entscheidest am liebsten spontan? Dann könnte die ABC-Methode für dich ideal sein. Damit kannst du deinen Tag grob vorstrukturieren. Diese Technik funktioniert nach einem simplen Prinzip: Ordne sämtliche anstehende Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in A, B oder C ein. Danach arbeitest du sie in dieser Reihenfolge ab.

• A-Aufgaben: Diese Aufgaben sind von hoher Wichtigkeit. Darum erledigst du sie als Erstes. In der Regel lassen sie sich nicht an andere delegieren. Plane vier bis sechs Stunden deiner Arbeitszeit dafür ein. 
• B-Aufgaben: Etwas weniger wichtige Aufgaben erledigst du später. Oder du delegierst sie an jemand anderen. Rechne für diese Tätigkeiten ungefähr eine Stunde deiner Arbeitszeit ein. 
• C-Aufgaben: Diese Aufgaben sind von geringer Wichtigkeit. Entweder du delegierst sie oder sie bleiben unerledigt. Falls du sie nicht unter den Tisch fallen lassen oder abgeben möchtest, räume diesen Aufgaben die geringste Wichtigkeit ein. Reserviere dafür höchstens eine Dreiviertelstunde deiner Arbeitszeit.

Die ABC-Methode dient zur ersten Orientierung. Sie lässt sich mit anderen Zeit- und Selbstmanagement-Tools kombinieren.

Eisenhower-Matrix 

Diese Methode wird dem amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Sie ähnelt der ABC-Methode, ist aber etwas komplexer. Das Grundgerüst ist ein Koordinatensystem mit vier Quadranten und den beiden Achsen „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“. 

Alle anstehenden Aufgaben werden danach beurteilt, wie eilig und wichtig sie sind – und entsprechend priorisiert.

• Wichtig und eilig: Aufgaben, die du diesem Quadranten zuordnest, erledigst du persönlich und sofort. Meistens handelt es sich um Projektabgaben, Deadlines, Krisen und dringende Probleme.
• Eilig, aber nicht wichtig: Hierunter fallen Anrufe, das Beantworten von E-Mails und Terminvergaben. Delegiere diese Tätigkeiten möglichst an jemand anderen. 
• Wichtig, aber nicht dringend: Vergib für die Erledigung dieser Aufgabe einen festen Termin. In diesem Bereich finden sich private Verpflichtungen, aber auch Tätigkeiten rund um deine persönliche Weiterbildung und deine Gesundheit. Darum solltest du dich persönlich kümmern – aber erst zu dem entsprechenden Termin. Dann rückt die Aufgabe aus dem dritten in den ersten Quadranten vor.
• Nicht wichtig und nicht eilig: Diese Aufgaben brauchst du überhaupt nicht zu erledigen. Streiche sie aus deinem Plan. Geht das nicht, beauftrage jemand anders damit.

ALPEN-Methode 

Die Alpen-Methode geht auf den Autor und Keynote-Speaker Lothar Seiwert zurück. Hinter jedem Buchstaben des Wortes ALPEN verbirgt sich ein Schritt, mit denen du mehr Struktur in deinen Arbeitsalltag bringen kannst. 

• Aufgaben notieren: Was steht heute an? Erfasse die anstehenden Aufgaben schriftlich. Das kann von Hand oder im Schreibprogramm deines Rechners passieren. Du kannst aber auch Tools wie Evernote dafür einsetzen.
• Länge schätzen: Wie lange brauchst du für die Erledigung dieser Arbeit? Schätze die Zeitdauer ein.
• Pufferzeit lassen: Verplane höchstens 60 Prozent deiner Arbeitszeit. Der Rest bleibt als „Zeitpuffer“ für Unvorhergesehenes.
• Entscheidungen treffen: Erledige die wichtigen Aufgaben zuerst. Welche das sind, kannst du mit der ABC-Methode oder der Eisenhower-Matrix ermitteln.
• Nachkontrolle: Überprüfe deine Arbeitsleistung. Hast du alles geschafft? 

Falls du noch nicht alle Aufgaben abgearbeitet hast, überträgst du sie in deine To-Do-Liste für den nächsten Tag. Diese arbeitest du dann ebenfalls nach der ALPEN-Methode ab. Es ist empfehlenswert, abends den kommenden Tag zu planen. Dann kannst du entspannt in den Feierabend gehen und am nächsten Morgen gleich starten.

GTD-Prinzip

Die Buchstaben GTD stehen für „Getting Things Done“ (Deutsch: „Dinge erledigen“). Entwickelt hat diese Methode der Bestsellerautor David Allen. Im Gegensatz zu den drei zuerst vorgestellten Techniken ist diese überaus komplex. Allen hat sein System in mehrere Schritte gegliedert.

• Schritt 1: Aufgaben sammeln und an einem Ort notieren

Dadurch gelingen dir zwei Dinge: Keine wichtige Aufgabe gerät in Vergessenheit. Du hast dank dieser Gedächtnisstütze den Kopf wieder frei für die wichtigen Dinge. Das erhöht deine Konzentrationsfähigkeit.

• Schritt 2: Aufgaben verarbeiten

Im Anschluss beurteilst du bei jeder Eintragung, ob du die Aufgabe selbst übernimmst oder ob du sie delegieren kannst. Falls du sie selbst erledigst, orientiere dich an der sogenannten 2-Minuten-Regel: Kannst du etwas innerhalb von zwei Minuten abarbeiten, mach es direkt. Schieb diese Tätigkeiten nicht auf. Was weg ist, ist weg.

Dauert die Aufgabe länger als zwei Minuten, vergibst du dafür einen festen Termin und erledigst sie später.

• Schritt 3: Aufgaben in Kontexte einteilen

Der nächste Schritt besteht darin, die noch zu erledigenden Aufgaben in Kontexte einzuordnen. Beispielsweise in „Privat“, „Büro“, „Unterwegs“ und „Social Media“. Teile sie in die Themenkreise ein, die für dich wichtig sind. Lege dir zu jedem Kontext eine Liste an. Das schafft Übersichtlichkeit und erleichtert es dir, Erfolge, aber auch Unerledigtes im Blick zu behalten.

• Schritt 4: Aufgaben durchgehen

Damit du deine Aufgaben im Auge behältst, solltest du sie regelmäßig durchgehen.

• Schritt 5: Aufgaben erledigen

Zuletzt arbeitest du die Aufgaben ab. Dabei spielen der Kontext, in dem die Tätigkeit steht, deine verfügbare Zeit, deine verfügbare Energie und die Priorität eine Rolle. Bei der Priorisierung deiner Aufgaben kann dir die ABC-Methode oder die Eisenhower-Matrix helfen.

SMART-Methode

Diese Technik hilft dir dabei, deine Ziele zu erreichen. Wichtig ist, dass du den Fokus auf umsetzbare Ziele legst. SMART ist ein Akronym, bei dem jeder Buchstabe für ein Adjektiv steht.

• Spezifisch: Beschreibe deine Ziele möglichst spezifisch. Je genauer, desto besser. 
• Messbar: Die Fakten sollten messbar sein.
• Attraktiv: Plane deine Ziele so, dass dir die Umsetzung Spaß macht.
• Realistisch: Deine Ziele sollten realistisch (umsetzbar) sein.
• Termingerecht: Setze dir selbst eine Deadline. Beispiel: „Bis zum Jahresende will ich zehn Kilo abnehmen.“

Pomodoro-Methode

„Pomodoro“ ist italienisch und heißt „Tomate“. Der italienische Student Francesco Cirillo hatte Mühe, sich während des Studiums auf seine Aufgaben zu konzentrieren. Das brachte ihn auf eine Idee: Er stellte sich einen kleinen Tomatenwecker, um 25 Minuten konzentriert zu arbeiten. Anschließend sollte eine Pause von fünf Minuten folgen – und danach das nächste 25-Minuten-Intervall. 

Damit war die Pomodoro-Technik geboren. Das Zeitfenster ist so kurz, dass Trödeln nicht infrage kommt. Gleichzeitig reicht die Zeit, um bei der Arbeit sichtbare Fortschritte zu erzielen.

Nach vier 25-Minuten-Arbeitsphasen kannst du eine längere Pause von einer halben Stunde einlegen. Diese Technik verhindert, dass du prokrastinierst. Sie hilft dir nicht dabei, die anstehenden Aufgaben sinnvoll nach ihrer Priorität einzustufen. Dazu bieten sich die ABC-Methode, die Eisenhower-Matrix oder die ALPEN-Methode an.

Das konzentrierte Arbeiten an einer einzigen wichtigen Aufgabe sorgt dafür, dass du deine Zeit nicht mit unwichtigen Tätigkeiten verschwendest.

Ein Pomodoro-Zyklus sieht folgendermaßen aus:

• Pomodoro-Arbeitsphase 1
• 5 Minuten Pause
• Pomodoro-Arbeitsphase 2
• 5 Minuten Pause
• Pomodoro-Arbeitsphase 3
• 5 Minuten Pause
• Pomodoro-Arbeitsphase 4
• 30 Minuten Pause

Aschenputtel-Methode

Im Märchen „Aschenputtel“ sortiert die Hauptfigur Linsen: die guten kommen ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen. Mit dieser Technik zum besseren Selbstmanagement kannst du deine Gewohnheiten analysieren und dir deine Stärken und Schwächen bewusst machen. 

• Welche Eigenschaften, Verhaltensweisen und Routinen treiben deine Karriere voran? (Das sind die „Guten“). Dazu zählen beispielsweise Ehrgeiz, Kreativität, das Einhalten von Deadline und eine konzentrierte Arbeitsweise. Schreibe sie einzeln auf Zettel.
• Welche Gewohnheiten wirken sich negativ auf deinen Arbeitserfolg aus? (Das sind die „Schlechten“). Hierzu gehören unter anderem Prokrastination, leichte Ablenkbarkeit und fehlende Disziplin. Notiere auch diese Punkte einzeln auf Zetteln.

Anschließend sortierst du diese Notizen in zwei Stapel. Die guten Eigenschaften behältst du. Vielleicht kannst du sie an einer Magnetwand anbringen, sodass du sie stets vor Augen hast. Diese positiven Aspekte solltest du weiter ausbauen.

Die Zettel mit den negativen Eigenschaften legst du symbolisch ab. Entsorge sie im Altpapier. Trenne dich von diesen negativen Aspekten, die dich auf deinem Lebensweg nur behindern. 

AMORE-Methode

Dieses System ähnelt der SMART-Methode: Es handelt sich bei AMORE ebenfalls um ein Akronym. Mit dieser Technik gelingt es dir, erreichbare Ziele zu formulieren. 

Die einzelnen Buchstaben stehen für:

• Ambitioniert: Wähle ein Ziel, das dich herausfordert. Es sollte ein ehrgeiziges, ambitiöses Vorhaben sein.
• Motivierend: Nur wenn du dich mit deinem Ziel wirklich identifizierst und es tatsächlich aus dir selbst heraus erreichen möchtest, bist du zu Höchstleistungen motiviert.
• Organisiert: Zerlege das Endziel in einzelne Häppchen. Definiere Zwischenziele und lege dafür Deadlines fest. Falls du in einem Team arbeitest, sollten die Aufgaben passend zu den Stärken der Teammitglieder vergeben werden.
• Realistisch: Die Chance auf Erfolg sollte realistisch sein. Das gilt für das Endziel, aber auch für die festgelegten Zwischenziele.
• Echt: Sei echt und verbieg dich nicht. Das gilt für alle, die an diesem Projekt beteiligt sind. Die Aufgaben sollten die Stärken der Teilnehmer berücksichtigen und diese vorteilhaft einsetzen. Die individuellen Persönlichkeiten und das letztendliche Ziel sollten miteinander zu einer Einheit zusammenfinden. 

„Eat the Frog!“

Vermutlich hast du auf deiner To-Do-Liste oder bei deinen priorisierten Aufgaben etwas stehen, was dir besonders Kopfzerbrechen macht. Vielleicht ist es eine besonders komplizierte Tätigkeit. Oder du brauchst Nervenstärke für die Zusammenarbeit mit einer bestimmten Person, die ebenfalls in dieses Projekt involviert ist. Dann steht diese Aktivität vor dir wie ein Berg.

Aus dem englischsprachigen Raum kommt der Tipp „Eat the Frog!“ Auf Deutsch: „Iss den Frosch!“ Das bedeutet, dass du mit dieser Tätigkeit anfangen solltest. Hast du sie bewältigt, kann der restliche Tag kommen. Das Schlimmste hast du bereits geschafft. (Um bei der Metapher mit dem Frosch zu bleiben: Wenn du einen Frosch heruntergeschluckt hast, kann dir nichts Schrecklicheres mehr widerfahren.)

Fang also jeden Arbeitstag mit der schwierigsten Aufgabe an. Ist diese bewältigt, kannst du dich mit Stolz den anderen Tätigkeiten widmen.

Zeit-und Selbstmanagement: Wie du neue Gewohnheiten in deinen Alltag bringst

Sich selbst zu verändern, ist nicht leicht. Meistens hat unser „innerer Schweinehund“ etwas gegen Veränderungen. Aber es gibt Tipps, die dir helfen, nachhaltig produktiver zu werden und dein Zeit- und Selbstmanagement im Griff zu behalten.

1. Schreib jede Aufgabe auf

Dadurch entlastest du dein Kurzzeitgedächtnis. Das verbessert deine Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten. Immerhin brauchst du nicht mehr an anstehende Termine zu denken. Sie stehen im Kalender.

2. Nutze Tools

Es ist einfacher, Apps für deine Notizen, Aufgaben und Deadlines einzusetzen als alles mit Papier und Stift zu erledigen. Damit verwaltest du deine To-Do’s übersichtlich und unkompliziert. Allerdings ist ein Wirrwarr an Gadgets ebenfalls keine Lösung: Du brauchst zwei Tools, die wirklich zu dir und deiner Arbeitsweise passen: eins für Aufgaben und eins für Termine.

3. Trenne Termine und Aufgaben

Das bringt uns gleich zum nächsten Punkt: Unterscheide Termine und Aufgaben. Sonst entsteht schnell Chaos. Sorge also für eine übersichtliche Trennung. Deine Stichwörter aus dem Meeting sollten nicht neben dem nächsten Kundentermin stehen. Du brauchst Übersicht im Arbeitsalltag.

4. Teile deine Arbeit in Zeitblöcke ein

Wenn du in Zeitblöcken arbeitest, steigt deine Produktivität. Gleichzeitig ist diese Form der Arbeit überaus effizient: Du weist bestimmten Aufgaben feste Zeitfenster zu. In diesen erledigst du die anstehenden Tätigkeiten. 

5. Schreibe eine Not-To-Do-Liste

Notiere alles, was du nicht erledigen wirst. Hier landen alle Zeitfresser. Du lernst dadurch, Wichtiges und Unwichtiges zu unterscheiden. Wenn dir bewusst wird, welche Tätigkeiten nicht zwingend deine Aufmerksamkeit benötigen, bekommst du einen Blick für delegierbare Aufgaben.

Mit der Zeit fällt es dir leichter, Kollegen und Mitarbeitern diese Dinge zu übertragen. Das verschlankt deine To-Do-Liste – und erleichtert dir die Priorisierung der wichtigen Abläufe.

Zeit-und Selbstmanagement: 3 weitere Tipps

6. Mach Pausen

Effektives Zeit- und Selbstmanagement bedeutet nicht, dass du rund um die Uhr durchackerst. Du brauchst Pausen. Kleine Erholungsphasen helfen dir dabei, konzentriert am Ball zu bleiben. Außerdem ist Abstand auch hilfreich dabei, deine Arbeitsleistung zu beurteilen. Du verlierst den Außenblick, wenn du unaufhörlich mit deiner Tätigkeit beschäftigt bist.

7. Unterbrich deine Routine

Routinen sind nicht unbedingt schlecht. Wenn du allerdings merkst, dass deine Motivation nachlässt, lohnt es sich, hier mehr Schwung hineinzubringen. Ändere die Reihenfolge deiner Aufgaben. Probiere eine neue Methode aus. Ein bisschen Abwechslung im Arbeitsalltag kann schon helfen, um wieder mehr Kraft für die Bewältigung der anstehenden Aufgaben zu mobilisieren.

8. Suche den Sinn in deiner Arbeit

Die Frage nach dem Sinn des Lebens beschäftigt uns alle. Sie tritt mal mehr, mal weniger stark in den Vordergrund. Auch die Frage nach dem Sinn deiner Arbeit spielt eine Rolle: Warum hast du dich für deinen Job entschieden? Welche wichtige Tätigkeit steht dahinter? Warum bist du perfekt geeignet für deine Position?

Diese Fragen können dir einen neuen Motivationsschub geben. Vielleicht fühlst du dich auch mit Teamkollegen wie in einem Boot. Gemeinsame Ziele und ein starkes Wir-Gefühl verbinden enorm und können große Kräfte entfesseln.

Falls dennoch Selbstzweifel an dir nagen und du dich fragst, ob dieser Job überhaupt der richtige für dich ist, geh noch einmal in dich. Vielleicht wird es Zeit für eine Veränderung. Manche Menschen brauchen länger, um ihre wahre Leidenschaft zu finden.  

Zeit-und Selbstmanagement: Mein Fazit

Unzufriedenheit und Überforderung im Job können mit deinem Selbst- und Zeitmanagement zusammenhängen. Die vorgestellten neun Tools helfen dir dabei, das Grübeln zu stoppen und ins Tun zu kommen. Falls es dir trotzdem nicht gelingt, wieder Motivation, Freude und Dankbarkeit bei deiner Arbeit zu empfinden, wird es möglicherweise Zeit für einen Wechsel.

Überlege, ob deine aktuelle Tätigkeit dich wirklich ausfüllt. Ist es vielleicht doch nicht das Richtige für dich? Vielleicht wird es Zeit für eine neue Perspektive und einen neuen Wirkungskreis. Unabhängig davon ist ein gutes Zeit- und Selbstmanagement der Schlüssel zu Erfolg am Arbeitsplatz und im Leben.