Einige Arbeiten gehen gut von der Hand, andere sind einfach nur lästig – das ist normal. Und doch müssen sie erledigt werden, sei es nun die Prüfungsvorbereitung, der Termin bei einem nervigen Kunden oder die eintönige Hausarbeit. Schieben wir sie hinaus, wird es nicht besser, im Gegenteil: Wir stehen zunehmend unter Druck, da sich die Aufgaben aufstauen und uns immer weniger Zeit für das bleibt, was uns wirklich Spaß macht. Wir werden unzufrieden und drehen uns im Kreis. Es stellt sich also die Frage: Wie kannst du deine Produktivität auf sichere Art und Weise steigern?

Um es mit den Worten des Philosophen Arthur Schopenhauers zu sagen:

„Gewöhnliche Menschen überlegen nur, wie sie ihre Zeit verbringen. Ein intelligenter Mensch versucht, sie auszunutzen.“

Arthur Schopenhauer (1788 – 1860)

Produktiv sein – was ist das eigentlich?

Es ist heutzutage gar nicht so einfach, sich auf eine Aufgabe zu fokussieren – viel zu viele Einflüsse lenken uns permanent ab: Da gibt es die sozialen Medien, die unsere Aufmerksamkeit einfordern. Da sind Smartphones, die uns permanent erreichbar machen. Da ist das Internet, das uns mit seiner Fülle von Informationen geradezu aufsaugt – und uns von den anstehenden Arbeiten ablenken.

Diese Störungen sind oft genug willkommen, wenn wir ohnehin keine Lust haben, aber: Sie halten uns von der Erledigung vieler Dinge ab oder verlängern die Bearbeitungszeit, was logischerweise die Zeit beschneidet, die wir zur Verfügung haben.

Hand aufs Herz: Wie oft stöberst du durch die Social Media – und wie viel Zeit geht dabei verloren?

Um zur Frage zurückzukommen: Produktivität bemisst sich am Verhältnis von Input zu Output – je weniger Zeit du also für deine anstehenden Aufgaben benötigst, ohne dass die Qualität darunter leidet, umso produktiver bist du. Daraus folgt: Arbeitest du konzentrierter, kannst du eine Produktivitätssteigerung realisieren. Soweit die Theorie.

Produktivitätssteigerung – eine Frage der Zielsetzung

Im wahren Leben erledigen wir jedoch die Dinge, die uns Spaß machen, bevorzugt und damit schneller. Im Gegenzug frönen wir der Prokrastination, also dem Aufschieben, wenn es um unangenehme Angelegenheiten geht. Doch genau diese halten uns auf, wenn sie sich summieren und Probleme daraus erwachsen können.

Sich dieser Tatsache zu stellen und sie sich einzugestehen, ist der erste Schritt. Diese Dinge trotz aller inneren Hürden konsequent anzugehen, ist der nächste – und dazu brauchst du Selbstdisziplin – und ein sinnvolles Zeit- und Selbstmanagement. Keine Sorge, das lässt sich lernen. Und ich zeige dir dazu einige sinnvolle Zeitmanagement Methoden, die du ohne Probleme anwenden kannst.

Der erste Tipp: klare Ziele im Leben finden und visualisieren!

Du befasst dich mit dem Thema, wie du deine Arbeitsproduktivität steigern kannst – welches Ziel verfolgst du damit? Willst du deine Karriere vorantreiben? Ein besseres Einkommen erzielen? Einfach Zeit für dich freilenken?

Wie auch immer deine Antwort ausfällt: Du solltest für dich passende Ziele im Leben finden, dir das Erreichen dieser Ziele in Ruhe ausmalen – und deine Handlungen daran ausrichten! Fällt es dir gerade schwer, an deinem Vorhaben festzuhalten, dann hole dir diese Gedanken zurück. Das motiviert nicht nur, sondern gibt deinen Anstrengungen eine Richtung.

Sofortprogramm: So kannst du deine Produktivität steigern

Um es vorwegzunehmen: Du wirst die Wirkung einiger meiner Tipps direkt spüren, bei anderen etwas Geduld haben und Selbstdisziplin aufbringen müssen. In jedem Fall lernst du eine Menge über dich, kannst dein permanentes Grübeln stoppen und bewusst ein erfüllteres Leben genießen. Fangen wir also an!

1. Bestandsaufnahme – kennst du deine Gewohnheiten?

Sie sind uns lieb geworden und oft genug nehmen wir sie gar nicht mehr wahr: unsere Gewohnheiten. Wusstest du, dass sie zwischen 30 und 50 Prozent unserer täglichen Aktivitäten bestimmen? Die Frage lautet also: Wie störend wirken sich deine Gewohnheiten auf deine Produktivität aus? Die Antwort findest du in einer Analyse deiner täglichen Routine. Nimm dir die Zeit und schreibe Schritt für Schritt deine Gewohnheiten auf!

Einige Fragen sollen dir dabei helfen:

• Mit welchen Tätigkeiten startest du in den Tag?
• Mit welchen Tätigkeiten startest du in deinen Arbeitsalltag?
• Wie oft lässt du dich von deinen Arbeitsaufgaben ablenken – oder bleibst du konzentriert dabei?
• Wie beginnt deine Freizeit am Abend?
• Wie sieht deine letzte Handlung des Tages aus?

Sinnvoll ist es, über mehrere Tage hinweg eine Strichliste zu führen: Vermerke genau, wie oft du dich in deiner Arbeit unterbrichst, um nach dem Handy zu schauen und/oder die neuesten Nachrichten auf Twitter & Co. zu verfolgen. Du wirst erstaunt sein!

2. Sei ehrlich zu dir selbst!

Je ehrlicher du bei der IST-Analyse zu dir selbst bist, desto schneller kannst du deine Effizienz steigern!

Du erkennst sicher schon an dieser Stelle die Punkte, an denen du ansetzen kannst: Wann schaltest du dein Smartphone ein und wann wieder aus? Gibt es überhaupt Zeiten, in denen du nicht online bist? Wie willst du dann eine Produktivitätssteigerung realisieren? Deswegen gibt es gleich noch eine Empfehlung.

3. Plane handyfreie Zeiten ein

Und damit Raum für wichtige Angelegenheiten. Es geht also um Gewohnheiten: Alte zeitfressende solltest du ablegen, dafür neue in deine Routine einbauen – und das ist gar nicht so einfach. Erfahrungsgemäß dauert es rund zwei Monate, bis wir diese neuen Abläufe so verinnerlicht haben, dass sie zur Selbstverständlichkeit werden.

Hier ist also Geduld, vor allem aber Konsequenz gefragt. Denn es wird dich Überwindung kosten, dich immer wieder zu überprüfen und an dein Vorhaben zu erinnern. Doch ich kann dir versichern: Ziehst du diesen Vorsatz durch, werden sich die neuen Gewohnheiten verstetigen – und du hast mehr produktive Zeit zur Verfügung. Die nächste Frage lautet also: Wie nutzt du diese Zeit am besten für dich aus?

Produktivität steigern – Selbstorganisationsmethoden prüfen und umsetzen

Sich selbst mit den geeigneten Hilfsmitteln zu organisieren, hat nichts mit Schwäche oder mangelhafter Gedächtnisleistung zu tun – im Gegenteil! Bist du intensiv eingespannt und hast viele Aufgaben zu erledigen, kannst du deine Arbeitsproduktivität steigern. Wenn du eine der zahlreichen Selbstorganisation Methoden für dich entdeckst und anwendest. Gleichzeitig reduzierst du das Risiko, wichtige Aufgaben zu vergessen oder zu vernachlässigen. Du kannst also ganz bewusst und zielgerichtet in den Tag starten.

Einfach, aber wirksam: Kalender und To do-Listen

Sie gehören in der Regel zum Alltag – und das aus gutem Grund. Ein Kalender zeigt dir nicht nur das aktuelle Datum an. Hauptsächlich kannst du deinen Ablauf planen, indem du Termine einträgst und – bei elektronischen Kalendern – dich rechtzeitig daran erinnern lässt. Es ist nicht schwierig, einen elektronischen Kalender so zu synchronisieren, dass du mit all deinen Geräten immer auf dem aktuellen Stand der Dinge bist.

Der vierte Tipp: Plane auch Zeit für dich ein, um ausreichend regenerieren zu können.

To do-Listen sind ebenfalls nicht neu und immerhin schon ein Fortschritt im Vergleich zu den Notizzetteln, die sich schnell ansammeln und zu Chaos führen. Auch dafür gibt es längst digitale Alternativen, die die Planung deiner Aufgaben übersichtlich ermöglichen. So kannst du auch größere Projekte auf monatliche, wöchentliche und tägliche Aufgaben verteilen, umsichtig strukturieren und bei Bedarf auch auf dein Team verteilen. Das schafft Klarheit – Du weißt genau, welche Arbeiten anstehen und musst nicht erst umständlich suchen.

Nutze Not to do-Listen, um produktiver zu werden!

Der Umkehrschluss zu den gängigen To do-Listen stellt auch einen Ansatz dar, den ich dir ans Herz legen möchte: Welche Arbeiten oder Angelegenheiten würdest du gerne aus deinem Leben streichen – weil sie dich nerven, dich stören oder einfach lästig sind? Beziehe in diese Liste auch die Gewohnheiten ein, von denen du dich gerne verabschieden würdest.

Gehst du dann Punkt für Punkt durch deine Aufstellung, wirst du schnell Folgendes erkennen: Einige dieser Gewohnheiten lassen sich leicht und ohne negative Folgen abstellen, wenn du das wirklich willst. Dazu zählen zum Beispiel die Naschereien zwischendurch oder das Rauchen. Bei anderen ist es vielleicht möglich, sie zu delegieren: an deine Partnerin oder deinen Partner, an die Kollegin oder die Kollegin. Vielleicht kommt auch eine externe Alternative infrage.

Zum Beispiel eine Putzfrau für die nervigen Hausarbeiten oder der Steuerberater für die lästige Buchhaltung. Natürlich wirst du dein Leben nicht von allen unangenehmen Tätigkeiten befreien können, doch du wirst die Verbesserung und Entlastung sofort spüren. Damit eröffnest du dir Raum für die Steigerung deiner Arbeitsproduktivität.

Setze gezielt Prioritäten, um deine Zeit effektiv zu nutzen!

Ein weiterer Schritt, wie du deine Produktivität steigern kannst: Die Priorisierung deiner anstehenden Aufgaben stellt sicher, dass du zuerst die wichtigen Angelegenheiten regelst, um dich dann den weniger wichtigen zuzuwenden. Dazu gibt es verschiedene Zeitmanagement Methoden, die ich hier kurz anreißen will.

1. Das Pareto-Prinzip

Vilfredo Pareto, ein italienischer Ökonom und Ingenieur, erkannte die allgemeingültige Aufteilung von 80 zu 20: Mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes werden beispielsweise 80 Prozent der Ergebnisse realisiert. Das trifft auf die Beschäftigten in einem Unternehmen ebenso zu wie auf die Verteilung des Umsatzes auf Kunden und viele anderen Fragen.

Und das Wichtigste: Die restlichen 20 Prozent der Ergebnisse verursachen 80 Prozent des Aufwandes – und das ist mit Sicherheit auch bei deinen Arbeitsaufgaben so! Umso wichtiger ist es, dass du genau untersuchst, für welche Aufgaben du die meiste Zeit aufwenden musst – und welche du deutlich schneller erledigst. Differenziere die Ergebnisse und markiere sie farbig nach Zeitaufwand. Anschließend sortierst du die Aufgaben nach deren Wichtigkeit.

Solltest du bei der Auswertung feststellen, dass du für viele unwichtige Arbeiten relativ viel Zeit brauchst, hast du konkrete Ansatzpunkte: Du kannst diese Aufgaben anders erledigen, delegieren oder bei Bedarf streichen, um produktiver zu werden.

2. Die One Minute To do-Liste

Eine andere der aus meiner Sicht wirksamen Selbstorganisation Methoden ist diese innerhalb einer Minute zu erstellende To do-Liste: Sie beansprucht nicht viel Zeit, bringt aber eine Menge.

Sortiere dazu am Morgen deine Aufgaben in drei Spalten, nämlich …

• Heute – damit sind alle Arbeiten gemeint, die du heute erledigen willst und die dir wichtig sind.
• Demnächst – also Aufgaben, die innerhalb der nächsten Tage anstehen und zwar wichtig, aber nicht dringend sind.
• Später – hier platzierst du alle sonstigen Aufgaben so, dass du sie wirklich schaffen kannst.

Diese Aufstellung kannst du gut an aktuelle Veränderungen anpassen, aber auch als Vorarbeit für weitere Feinplanungen nutzen. Aber: Diese Tabelle kann schnell unübersichtlich werden, du solltest also überlegt damit umgehen, um tatsächlich eine Steigerung deiner Arbeitsproduktivität zu erreichen.

Weitere Methoden zur Selbstorganisation

Es gibt eine ganze Reihe Methoden zur Produktivitätssteigerung – wichtig ist, dass du eine auswählst, die zu dir passt.

Weitere Kandidaten sind:

1. Die Eisenhower-Matrix sieht zum Beispiel eine Vierteilung der Aufgaben vor: Links oben notierst du die dringend UND wichtigen Arbeiten, die du als Erstes erledigen musst. Rechts oben notierst du die Arbeiten, wichtig sind, aber nicht dringend – du solltest sie also zu schnell wie möglich angehen. Links unten ist der Raum für dringende, aber unwichtige Aufgaben. Eventuell kannst du diese zumindest teilweise delegieren und deinen Arbeitsdruck reduzieren. Rechts unten werden die Aufgaben vermerkt, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind – aber nicht vernachlässigt werden sollten. Dazu gehören Freizeitaktivitäten, aber eben auch Zeitfresser, von denen du dich trennen solltest.
   
2. Das Parkinsonsche Gesetz geht vollkommen anders an die Steigerung der Arbeitsproduktivität heran: Es geht davon aus, dass du so viel Zeit für die Arbeit benötigst, wie dir zur Verfügung steht. Umso wichtiger sind eng gesetzte Fristen – und Pufferzeiten. Aus meiner Erfahrung heraus würde ich dir jedoch Folgendes empfehlen: Beobachte dich selbst und ermittle deinen Zeitbedarf für die gängigen Arbeiten über einen längeren Zeitraum hinweg, um eine realistische Planung erstellen zu können.
   
3. Als besonders produktiv empfinde ich die Methode Eat the frog: Morgens direkt eine der Arbeiten zu erledigen, die du als lästig empfindest, verschafft dir eine ganz real spürbare Entlastung. Wähle dazu am Vorabend bereits aus, was du dir vornimmst – du wirst nach der Erledigung entspannt sein – was deine Produktivität naturgemäß enorm steigert.

Arbeitsproduktivität effektiv steigern – Tipps aus der Praxis

Diese Methoden mögen alle theoretisch und umständlich klingen, doch sie haben sich in der Praxis bewährt. Natürlich sind die Menschen unterschiedlich veranlagt und nicht jede Methode steigert bei jedem Anwender die Leistungen wie gewünscht. Hier hilft nur Probieren und Dranbleiben!

Doch einen wesentlichen Grundsatz möchte ich dir noch mit auf den Weg geben:

 Immer nur eine Aufgabe angehen!

Gerade bei unangenehmen Arbeiten neigen wir zur Prokrastination – wir schieben sie vor uns her. Unabhängig davon, mit welcher Methode du dich zur Erledigung motivierst, solltest du dich voll und ganz darauf konzentrieren und alle anderen Angelegenheiten ausblenden.

Das betrifft auch die Quellen für eine Ablenkung, wie den Zugriff aufs Internet, das Smartphone oder andere Möglichkeiten. Wird die Aufgabe längere Zeit in Anspruch nehmen, kannst du dir entweder ein Limit inklusive Pausen setzen oder du definierst Zwischenziele, die dich etappenweise zum gewünschten Ergebnis bringen. Wichtig ist, dass du dir selbst mit der Erledigung ein Erfolgserlebnis – und freie Zeit verschaffst.

Fazit: Meine Tipps, wie du deine Produktivität steigern kannst

Wir sind uns sicher einig, dass Zeit kostbar ist – lässt du sie ungenutzt verstreichen, ist sie unwiederbringlich verloren. Und wir gehen oft genug sorglos damit um, wenn wir uns ablenken lassen oder uns mit Zeitfressern aufhalten. Produktiver zu werden, bedeutet also, die anstehenden Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. Damit verbesserst du nicht nur dein Arbeitsergebnis, sondern auch deine Lebensqualität im Privaten – schließlich bleibt mehr Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens übrig.

Meine Tipps auf diesem Weg:

1. Klare Ziele im Leben finden und visualisieren!
2. Je ehrlicher du bei der IST-Analyse zu dir selbst bist, desto schneller kannst du deine Effizienz steigern!
3. Plane handyfreie Zeiten ein – und damit Raum für wichtige Angelegenheiten.
4. Plane auch Zeit für dich ein, um ausreichend regenerieren zu können.
5. Nutze Not to do-Listen, um produktiver zu werden.
6. Setze gezielt Prioritäten, um deine Zeit effektiv zu nutzen!
7. Immer nur eine Aufgabe angehen!

Produktiv zu sein, heißt also, ein optimales Verhältnis von Input und Output zu erreichen. Die Produktivität zu steigern, heißt demnach, mit den Gewohnheiten zu brechen, die dieses Verhältnis negativ beeinflussen – und das kannst nur du selbst! Ich wünsche dir dabei viel Erfolg!