Du erledigst im Alltag zig Dinge gleichzeitig? Zum Essen schaust du informative YouTube-Videos. Beim Telefonieren mit Kunden beantwortest du E-Mails und beim Spazierengehen prüfst du, was in den Sozialen Medien los ist? Wieso Multitasking dich nicht weiterbringt und wie du es schaffst, wirklich konzentriert zu arbeiten, das erfährst du hier.

Eigentlich würdest du gern fokussiert deine Aufgaben erledigen. Aber dann kommt eine WhatsApp-Nachricht von einer Freundin, ein Kollege hat eine Frage, und dein Telefon klingelt ununterbrochen. Innerlich bist du möglicherweise noch mit Dingen beschäftigt, die gestern und vorgestern liegen geblieben sind. Und ein Meeting steht in Kürze auch noch an. An Zeit- und Selbstmanagement darfst du wahrscheinlich noch üben.

Deine To-do-Liste wird lang und länger. Am Ende des Tages fühlst du dich gestresst und ausgelaugt. Du warst zwar ununterbrochen beschäftigt, aber nicht produktiv. Geschafft hast du so gut wie gar nichts. Kennst du das? 

Keine Sorge, das geht nicht nur dir so. 

Viele meiner Klienten kämpfen mit diesem Problem. Sie schaffen es nicht, ihren Aufgabenberg abzuarbeiten. Morgens ist ihre Motivation zwar hoch. Aber dann treffen die ersten E-Mails und Social-Media-Benachrichtigungen ein. Das Handy piept, vibriert und klingelt – und schon ist deine Konzentration wie weggeblasen.

 Ablenkungen kosten dich deinen Fokus. Dadurch sinkt deine Produktivität. 

90 Minuten konzentriert an einer Sache zu arbeiten, scheint heutzutage kaum noch möglich zu sein. Die Zeit ist schnelllebig, und überall lauern Ablenkungsmöglichkeiten. Wenn du nicht lernst, „Nein“ zu sagen, steckst du in der Falle. Dann wendest du viel zu viel Zeit für deine Kernaufgaben auf. 

Zeit ist kostbar. 

Wenn du lernst, deine Aufmerksamkeit auf eine Sache zu lenken und konzentriert dabei zu bleiben, kommst du schneller ans Ziel. Im Idealfall gelingt es dir, in den Flow zu finden. Was das ist, und wie dir das gelingen kann, erkläre ich dir jetzt. 

Wie du in den Flow kommst

Der Flow ist ein Zustand höchster Konzentration und Versunkenheit in eine Tätigkeit. Das heißt, du vertiefst dich in eine Aufgabe und merkst dabei nicht, wie die Zeit verfliegt. Dieses Stadium erreichen wir, wenn wir uns herausgefordert fühlen, uns aber nicht übermäßig anstrengen müssen. Es ist die perfekte Balance zwischen Anforderungen und Fähigkeiten. 

Wenn du im Flow bist, kannst du deine Produktivität steigern – und zwar mühelos. Dabei erlebst du ein intensives Glücksgefühl. In diesem Zustand ist schnelles Arbeiten möglich.

Falls du in deinem aktuellen Job immer dasselbe machst, kennst du dieses Gefühl vermutlich nicht. Langweilige, sich wiederholende Aufgaben sind dafür ungeeignet. Zu fordernd und anspruchsvoll darf deine Tätigkeit allerdings auch nicht sein. Sonst fühlst du dich den Anforderungen möglicherweise nicht gewachsen.

Fünf Schritte, um in den Flow zu kommen:

• Widme dich einer Aufgabe, die dich herausfordert, aber nicht überfordert.

• Definiere vorab deine Ziele.

• Schalte Ablenkungen aus. Dazu gehören Fernsehen, Radio und Smartphone. Aber auch andere Menschen sollten dich nicht stören.

• Vermeide Multitasking. Konzentriere dich auf eine einzige Sache.

• Falls es dir nicht gelingt, in den Flow zu kommen, tu etwas, was du aufrichtig liebst.

Warum die Konzentration auf eine Sache so schwer ist

Den meisten Menschen fällt es schwer, konzentriert bei einer Aufgabe zu bleiben, ohne sich ablenken zu lassen. Manche kämpfen mit Selbstzweifeln und Prokrastination. Dagegen hilft, einfach anfangen. Nicht lange nachdenken. Starten.

Der Schlüssel zu einer hohen Produktivität liegt in der Fähigkeit, in Gang zu kommen und fokussiert über Stunden hinweg bei einer Sache zu bleiben. Wechselst du die Aufgaben, bleibt ein Teil deiner Aufmerksamkeit bei der vorherigen Tätigkeit hängen. Dadurch erreichst du dein Leistungsmaximum nicht.

Der amerikanische Autor Cal Newport nennt die Fähigkeit zum konzentrierten Arbeiten „Deep Work“. Für Ungeübte ist dieser Zustand zunächst fremd und vielleicht sogar unangenehm. Oberflächliche Arbeiten wie das Beantworten von E-Mails oder das Verfassen von Social-Media-Postings fallen den meisten Menschen leichter als Deep Work.

Der Grund: Unser Gehirn versucht, Energie zu sparen. Wir Menschen lieben die Ablenkung, denn Input und schnelle Erfolgserlebnisse führen zu einer Dopaminausschüttung. Echte Höchstleistungen entstehen allerdings vor allem dann, wenn du durch Deep Work in den Flow kommst. 

Konzentriert arbeiten: 5 Tipps

1. Entwickele Routinen und Rituale

Routinen entlasten. Feste Rituale erleichtern es deinem Gehirn, deine Ziele zu erreichen. Sie kosten dich wenig Energie. Bestimmte Dinge erledigst du täglich auf Autopilot. Dazu gehören etwa das Aufstehen, das Zähneputzen und das Autofahren. Über diese Tätigkeiten denkst du nicht (mehr) bewusst nach. Du tust, was getan werden muss. Aus Gewohnheit.

Dafür brauchst du keine Ressourcen aufzuwenden.

Deine bewusste Aufmerksamkeit bleibt für die wichtigen Dinge reserviert. Ohne Routinen und Rituale hängt es einzig und allein von deiner Willenskraft ab, ob es dir gelingt in eine Deep-Work-Phase zu finden. Damit machst du es dir unnötig schwer.

Leichter geht es, wenn du gehirngerecht vorgehst und Routinen schaffst. Wenn du beispielsweise immer zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort konzentriert an etwas arbeitest, gewöhnt sich dein Gehirn daran. Du schaltest automatisch in den Arbeitsmodus.

2. Schirme dich von der Außenwelt ab

Viele Schriftsteller verfassen ihre Werke in der Einsamkeit. Aus gutem Grund: Ihnen gelingt diese Leistung nur deshalb innerhalb kürzester Zeit, weil sie in der selbst gewählten Isolation Ruhe haben. Sie sind nicht ständig Ablenkungen und Störungen durch die Außenwelt unterworfen.

Für konzentriertes Arbeiten brauchst du Ruhe und Fokus. Schalte Ablenkungen von vornherein aus. Das gelingt dir, wenn du dein Smartphone in den Flugmodus versetzt und auf die Berieselung von Fernsehen und Radio verzichtest. Falls du ein Festnetz-Telefon nutzt, zieh den Stecker. 

Am besten vermeidest du in deiner Deep-Work-Phase den Kontakt zu anderen Menschen, denn auch sie stellen eine Ablenkungsquelle dar. 

3. Lass Lageweile zu

Meistens greifen wir in Phasen der Ruhe zu unserem Smartphone. Wir checken unsere E-Mails, stöbern durch Postings in den Sozialen Medien oder hören einen Podcast. Beim Anstehen an der Supermarktkasse, im Wartezimmer beim Hausarzt oder an der Bushaltestelle haben die meisten Menschen ihr Handy in der Hand.

Aber für dein Gehirn ist Langeweile wichtig. Dieser Zustand gibt dir Raum, um entspannt über ein bestehendes Problem nachzudenken. Beim Spazierengehen, Duschen oder Joggen hast du die Zeit dafür. Häufig fallen dir Lösungen ein, weil du nicht mehr krampfhaft nach Ideen und Lösungsmöglichkeiten suchst.

Möglicherweise ist Meditation für dich eine geeignete Möglichkeit, um zur Ruhe zu kommen. Das kann mit Hilfe eines Mantras geschehen. Oder konzentriere dich einfach auf deine Atmung. Bei den ersten Versuchen werden deine Gedanken nicht bei der Sache bleiben, sondern umherwandern.

Das macht nichts. Lenke sie einfach behutsam wieder zu deinem Fokus – deinem Mantra oder deiner Atmung – zurück. Mit der Zeit fällt dir das Meditieren immer leichter.

4. Richte eine Social-Media-Pause ein

Facebook, TikTok, Twitter, YouTube, Instagram oder Snapchat: Es gibt unzählige Soziale Medien, in denen witzige Texte, Fotos und Videos lauern. Das allerdings kostet dich wertvolle Lebenszeit. 

Oft dienen diese Kanäle zur Eigenwerbung. Vielleicht nutzt du sie in deinem Marketing-Mix und möchtest schon allein deswegen nicht darauf verzichten.

Keine Sorge: Das musst du nicht. Niemand verlangt eine Löschung all deiner Accounts. Aber du könntest versuchen, eine 30-tägige Pause einzulegen.

Soweit möchtest du nicht gehen? Dann schalte wenigstens die Benachrichtigungstöne ab. Es ist außerdem sinnvoll, feste Zeiten für deine Social-Media-Aktivitäten einzuräumen. Nachdem deine wichtigsten Aufgaben erledigt sind, kannst du dir eine halbe Stunde Zeit nehmen, um dich mit deinen Kontakten auf Facebook & Co. zu beschäftigen.

5. Überprüfe, ob du in erster Linie oberflächlich oder tief versunken arbeitest

Oberflächliche Arbeit lässt sich meistens nicht komplett vermeiden oder delegieren. Schließlich müssen E-Mails und Telefonanrufe beantwortet oder Termine vereinbart werden. Aber diese Tätigkeiten sollten nur einen kleinen Teil deiner gesamten Arbeitszeit ausmachen.

Nimm dir die Zeit und überprüfe, womit du in Wirklichkeit den überwiegenden Teil deiner Arbeitszeit beschäftigt bist.

Du möchtest deine Deep-Work-Phasen vergrößern?

Das schaffst du durch eine umsichtige Vorausplanung:

• Organisiere deinen Tag in Blöcken.
• Vergib ein Zeitfenster für Meetings und Telefonate.
• Reserviere einen Block für die Beantwortung von E-Mails. 
• Denke an das Eintragen von großen Zeitfenstern für deine Deep-Work-Phasen.

Auf diese Weise gelingt die Steigerung deiner Produktivität und du erreichst deine Ziele.

Konzentriert arbeiten: Mein Fazit

Mehr Eigenverantwortung zu übernehmen, hilft dir dabei, in der Arbeitswelt anstehende Herausforderungen zu meistern. Das gelingt dir durch Deep Work: Durch Routinen ist es einfacher möglich, über längere Zeit hochkonzentriert zu arbeiten. Dabei kommst du im Idealfall in den Flow. Das heißt, du vertiefst dich in deine Tätigkeit, ohne zu bemerken, wie schnell die Zeit verfliegt.