Menschen lieben Effizienz und mögen es nicht, untätig zu sein. Die eigene Arbeit nimmt darüber hinaus einen großen Anteil des Alltags ein. Werfen wir beides – “Effizienz und Arbeit” – in einen Topf, ist es kein Wunder, dass wir weiter danach streben, unsere Produktivität zu erhöhen.

In diesem Beitrag zeige ich dir sinnvolle Tipps, wie du deine Arbeitsproduktivität steigern kannst, ohne Geschwafel, dafür mit wirksamen und konkreten Tricks.

Arbeitsproduktivität: eine feste Größe ohne feste Regeln?

Definieren wir kurz den Begriff der “Produktivität” im Hinblick auf diesen Ratgeber: Mit Produktivität steigern meine ich deine Fähigkeit, in kürzerer Zeit die gleiche Arbeitsmenge (oder mehr) zu bewältigen – oder länger zu arbeiten, ohne dabei müde und erschöpft zu werden.

Dies bringt uns am Anfang zu einer kleinen Herausforderung. Nicht alle Menschen sind gleich und ein Tipp, der bei anderen dazu führt, dass eine Steigerung der Leistung eintritt, kann bei dir komplett ins Leere laufen.

Ein Beispiel: In einem Ratgeber liest du vielleicht, dass du morgens mit dem Sonnenaufgang aufstehen solltest, danach eine halbe Stunde Sport machst, dann Kaffee trinkst und dich an einen aufgeräumten Schreibtisch setzt. Das kann dazu führen, dass dein Arbeitspensum sich steigert – vielleicht.

Was passiert aber, wenn du deinen persönlichen Peak in Bezug auf Arbeitsproduktivität normalerweise nachts erlebst? Einige Menschen arbeiten wunderbar bei Nacht, wenn es ruhig ist. Es “drohen” keine Störungen von außen und sie können sich vollkommen ihrer Sache hingeben.

Daher gilt: Analysiere dich selbst und stelle fest, wann deine Leistung am höchsten ist. Wann nimmst du neues Wissen schnell auf und wann ist dein Konzentrationslevel am höchsten?

Ablenkungen durch Selbstorganisation ausschalten

Ich schätze, du hast keine genauen Zeitfenster, um beispielsweise deine E-Mails abzufragen oder WhatsApp und andere Messenger auf dem Smartphone zu checken. Das Handy pingt eben irgendwann und dann schaust du nach. Wenn eine E-Mail eintrifft, wird kurz geprüft, um was es genau geht. Leider ist das Gift für deine Arbeitsproduktivität.

Denn: Du weißt im Voraus nicht, was dich erwartet, weshalb du den aufzuwendenden Zeitrahmen nicht abschätzen kannst.

Denke an eine Nachricht in WhatsApp: Diese ist zwar in wenigen Sekunden gelesen, aber was ist, wenn ein Freund dir sagt, dass du dir unbedingt mal dieses Video bei YouTube anschauen musst. 

Du klickst darauf, schaust dir das Video an, von wo aus es am Ende zu einem weiteren Video geht, das dir empfohlen wird. Am Ende deiner Reise stellst du fest, dass gerade eine halbe Stunde vergangen ist.

Versuche daher, zwei Dinge zu befolgen, um deine Leistung zu steigern:

1. Setze dir feste Zeiten für E-Mails und ähnliche Arbeitsabläufe, die zu deinem Workflow gehören. Rufe sie etwa nur morgens und kurz vor Feierabend ab. Alles andere ignorierst du (sofern es dein Beruf zulässt).

2. Alle Nachrichten bei Messengern werden konsequent ignoriert. In Notfällen bist du telefonisch erreichbar. Nachrichten sind ganz oft nicht wichtig, sodass du dafür nicht deine aktuelle Arbeit unterbrechen solltest.

Je strikter du dich an diese Tipps hältst, desto mehr Zeit wirst du in Zukunft sinnvoll in deine Arbeit investieren.

Langeweile vorbeugen: Prozessautomatisierung einleiten

Menschen mögen keine Langeweile, weil sie in dieser Zeit nicht herausgefordert werden. Ich bin mir sicher, dass du gut Kugelschreiber zusammenschrauben könntest – aber spätestens nach einer Woche würdest du aufgeben, weil eine Unterforderung bei dir eintritt.

Deine Leistung sinkt, nächste Woche wirst du weniger Kugelschreiber produzieren. In deinem Arbeitsalltag gibt es garantiert Dinge, die häufig wiederkehren, aber die eigentlich an sich belanglos sind und dich irgendwann stören.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Du musst jeden Tag E-Mails schreiben, die eine bestimmte Formatierung benötigen. Also öffnest du dein E-Mail-Programm und setzt sich an die Formatierung, um später E-Mails zu schreiben.

Deine Arbeitsproduktivität steigert sich, wenn du die Formatierung automatisch als Vorlage anlegst und direkt zum eigentlich wichtigen Anteil der Arbeit übergehst: der direkten Kommunikation mit deinen Kunden.

Meine Empfehlung an dich: Finde wiederkehrende Tätigkeiten, die sich automatisieren lassen. Je weniger Leerlauf in deinem Kopf ist, desto engagierter bist du bei der Sache. Alles, was eine Software erledigen kann, kann auch von dieser übernommen werden. Das hält deinen Geist fit und gibt dir das Gefühl, eine sinnvolle Tätigkeit auszuüben.

Arbeitsproduktivität steigern: mehr Arbeitszeit = mehr Leistung?

Indem du mehr arbeitest, wirst du deinen Arbeitsoutput steigern – aber das gilt nur bis zu einem gewissen Grad. Wenn dein Körper oder Geist arbeitet, braucht dieser eine gewisse Erholungszeit, bis er wieder leistungsfähig ist. Ein Motor muss regelmäßig gewartet werden, um seine Leistung zu erbringen.

Du kannst deine Arbeitszeit also ruhig steigern, aber nicht bis ins Unendliche. Alles, was über ungefähr 55 Stunden pro Woche hinausgeht, ist praktisch Zeitverschwendung. 

Du arbeitest zwar noch, aber die Qualität der geleisteten Aufgaben fällt rapide ab. Selbst schlafen wäre in diesem Fall produktiver, da du durch die gewonnene neue Energie die „verschwendete“ Zeit problemlos wieder ausgleichst.

Wo genau diese Grenze liegt, ist bei allen Menschen unterschiedlich, aber etwa 50 Stunden gilt als Durchschnitt. Je weiter du dich dieser Zahl annäherst, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich dein Output nicht mehr steigert. Gelegentlich kannst du also prüfen, ob das, was du gerade tust, überhaupt noch sinnvoll oder ob eine Pause nicht die bessere Alternative ist.

Methoden für die Selbstorganisation

Arbeitsproduktivität ist (nicht immer, aber oft) an Selbstorganisation gebunden. Je besser du organisiert bist, desto leichter wird es dir fallen, die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. 

Einige Tipps für eine bessere Selbstorganisation sehen wie folgt aus:

1. Zeitstrukturierung: Wann willst du welche Tätigkeiten erledigen? Im Laufe deines Arbeitslebens wirst du wahrscheinlich feststellen, welche Arbeiten an bestimmten Zeitpunkten gut zu dir passen. Erledige Telefonate vielleicht zwischen 10:00 und 11:00 Uhr und arbeite an einem neuen Projekt am Tag zwischen 14:00 und 16:00 Uhr. Je besser dein Zeitmanagement geplant ist, desto effektiver kannst du es nutzen.

2. Aufgabensortierung: Erstelle dir eine Prioritätenliste für jeden Tag. Ordne dort alle anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit. So fängst du am nächsten Tag mit den besonders wichtigen Aufgaben an. Schaffst du die letzten Aufgaben nicht mehr, ist das nicht schlimm – denn besonders dringend waren sie ohnehin nicht, weshalb du sie ruhig verschieben kannst.

3. Einrichten von Routinen: Je mehr Routinen eingerichtet werden, desto weniger unerwartetes tritt ein, was dir Zeit rauben kann. Wenn du morgens genau weißt, was dich über die nächsten drei Stunden erwartet, wirst du diese Aufgaben besser erledigen können, als wenn du jeden Tag von null anfängst. Vermeide es aber, deinen Alltag nur mit Routinen auszustatten, denn das wird schnell langweilig.

Der saubere Arbeitsplatz: nur ein Mythos?

Häufig wirst du über den „sauberen Arbeitsplatz“ stolpern, der dabei helfen soll, dass sich deine Produktivität steigert. Das kann zwar stimmen, aber es muss nicht der Fall sein. Einige Menschen arbeiten wunderbar in einem absoluten Chaos am Schreibtisch. Wichtiger ist, dass du dich persönlich wohl fühlst.

Außerdem haben externe Faktoren häufig einen wesentlich größeren Einfluss auf deine Leistung. Dein Schreibtisch kann noch so aufgeräumt sein: Wenn im Privaten große Probleme vorliegen, wirst du nicht konzentriert bei der Sache sein. Eine Steigerung deines Outputs ist damit nicht möglich.

Motivation, um Produktivität zu steigern

Einer der Schlüssel zu hoher Arbeitsproduktivität ist Motivation. Würde ein Arbeitgeber dir versprechen, dein Gehalt für den nächsten Monat zu verdoppeln, wenn von dir heute eine ganz bestimmte Aufgabe erledigt wird, würdest du wahrscheinlich keine Probleme haben, übermäßig produktiv zu sein.

Dieses Beispiel hält der Realität natürlich nicht stand, weshalb du dir eigene Ziele setzen solltest – unterteilt in Zeitfenster:

1. Kurzfristige Ziele sind Dinge, die du in wenigen Tagen oder Wochen schaffen möchtest. Ich lerne den Stoff für die Uni diesen Monat besonders ausführlich, damit ich nächsten Monat im Urlaub keine Gedanken daran verschwenden muss.

2. Mittelfristige Ziele betreffen einen Zeitraum von etwa sechs bis achtzehn Monaten. Vielleicht möchtest du dir neues Wissen aneignen und innerhalb dieses Zeitraums einen bestimmten Kurs absolviert haben.

3. Langfristige Ziele sind größere Träume, die aber erreichbar bleiben. Du möchtest vielleicht ein Haus im Grünen oder willst andere persönliche Ziele erreichen: „In 36 Monaten will ich mein Studium geschafft und drei Länder besucht haben.„

Ziele geben dir eine Versicherung darüber, warum du bestimmte Dinge überhaupt machst. Geld ist nicht alles, denn ab einem gewissen Einkommen, motiviert es dich nicht mehr so stark. Hast du 50.000 Euro auf dem Konto und erhöhst diese Summe um 500 Euro, erhöht sich dein Vermögen um 1 % – nicht unbedingt berauschend.

Besser ist es, dir Ziele zu setzen, die nicht direkt etwas mit einer Nummer auf einem Bankkonto zu tun haben, sondern dich persönlich in deiner Entwicklung betreffen.

Bin ich wirklich produktiver?

Es kann schwierig sein, die eigene Produktivität korrekt einzuordnen. Höchstwahrscheinlich kennst du den Effekt, wenn du etwas Neues probierst und zunächst sehr motiviert und engagiert bei der Sache bist. 

Deine Leistung schießt durch die Decke. Wenn du neue Produktivitätstricks ausprobierst, kann dies ebenfalls der Fall sein, ohne dass langfristig eine tatsächliche Steigerung der Arbeitsproduktivität eintritt.

Ich rate dir daher dazu, deine Leistung zu protokollieren. In jedem Job gibt es Kennzahlen, die du festlegen kannst: 

• Kundenanzahl
• Umsatz 
• im Studium z.B. bearbeitete Textseiten pro Woche

Menschen sind leider ausgesprochen schlecht darin, Daten korrekt aus dem Gedächtnis zu analysieren.

Schreibe daher auf, was du geleistet hast – und zwar über einen langen Zeitraum, mindestens einen Monat. Danach vergleiche deinen Output mit der Phase vor der Produktivitätsoptimierung und der Zeit danach. So erkennst du, ob du deine Leistung wirklich steigern konntest oder auf dem Holzweg bist.

Fazit: mehr Organisation in dein Leben bringen

Möchtest du deine Leistung im Job steigern, gibt es zwar kein Patentrezept. Je mehr du in dein Zeit- und Selbstmanagement steckst, desto wahrscheinlicher wird es, dass dein Output sinnvoll erhöht wird. 

Dies ist nicht beschränkt auf den Beruf: Mehr Leistung ist beispielsweise auch im Studium wichtig und möglich – oder auch auf persönlicher Ebene.

Wenn du sagst: „Ich bin überfordert mit meinem Leben„, liegt der Schlüssel oft darin, dass du zu sehr im Nebel aus unzähligen Aufgaben stehst. Indem du unsere Tipps befolgst, kannst du Ordnung sowie Struktur in deinen Alltag bringen und deine Arbeitsproduktivität steigern.