Egal wie viel Arbeit wir leisten –  irgendwie fühlt es sich immer so an, als gäbe es zu viel zu tun und nie genug Zeit, um alles zu schaffen. Aber warum? Liegt das daran, dass wirklich so viel zu tun ist? Oder managen wir unsere Zeit nicht effektiv genug?

In diesem Artikel befassen wir uns damit, wie wir unsere Zeit managen können, denn Zeitmanagement ist Lebensmanagement. Je mehr wir die Kontrolle über unsere Zeit zurückgewinnen, desto mehr übernehmen wir auch die Kontrolle über unser Leben. Aber bevor wir zu den praktischen Dingen kommen, lass uns besprechen, warum Zeitmanagement wichtig ist.

Die Absicht eines guten Zeitmanagements ist es nicht, einfach mehr zu tun oder Aufgaben schneller zu erledigen. Effektives Zeitmanagement bedeutet, mehr der wirklich wichtigen Dinge an einem Tag zu erledigen. Denn tatsächlich ist effektives Zeitmanagement viel wichtiger als die effiziente Nutzung unserer Zeit. Wie genau sich Effektivität und Effizienz unterscheiden und was du sonst noch beachten musst, um das Maximum an Produktivität aus deiner Zeit herauszuholen – all das gibt es in diesem Artikel.

Um unsere Zeit effektiv zu managen, müssen wir ein klares Bild von unseren persönlichen Prinzipien und Grundwerten haben. Wir müssen die wertvolle Ressource Zeit in die Dinge investieren, die uns wirklich wichtig sind.

Eine der grundlegenden Herausforderungen beim effektiven Zeitmanagement ist es, sich an den Unterschied zwischen „dringend“ und „wichtig“ zu erinnern. Dringlichkeit allein kann eine Aufgabe nicht wichtig machen. Es ist die Verbindung zu unseren persönlichen Zielen, die die Wichtigkeit einer Aufgabe bestimmt.

Zeitmanagement zum Stressabbau

Wenn wir die Kontrolle über unsere Zeit übernehmen, senden wir ein Signal an uns selbst und an die Menschen um uns herum, dass wir unsere Zeit und uns selbst respektieren. Was dadurch passiert? Wir reduzieren unsere Ängste. Wir haben das Gefühl, das Ruder in der Hand zu haben – anstatt nur auf das zu reagieren, was uns zugeworfen wird. Je mehr wir unser Leben in den Griff bekommen, desto weniger chaotisch und hilflos fühlen wir uns. Und je weniger gestresst wir sind, desto produktiver sind wir auch.

Plane, was wichtig ist

Mit einer klaren persönlichen Mission und Zielsetzung kann die Zeit mit einem bestimmten Ziel vor Augen geplant werden. Wenn du täglich oder wöchentlich eine Liste der zu erledigenden Aufgaben erstellst und Zeit für jede davon einplanst, kannst du sicherstellen, dass die wichtigen Aufgaben erledigt werden.

• Fertige täglich oder wöchentlich eine Liste mit allen Aufgaben an, die du erledigen willst und/oder um die du gebeten wurdest.
• Denke daran, Zeit für Planung, Reflexion und Kreativität/Innovation einzuplanen.
• Bewerte jede Aufgabe als „wichtig“ oder „weniger wichtig„.
• Bewerte jede Aufgabe als „dringend“ oder „nicht dringend“ (Planung, Nachdenken und kreativ/innovativ sein sind Beispiele für „wichtige/nicht dringende“ Aufgaben).
• Setze die „wichtigen/dringenden“ und „wichtigen/nicht dringenden“ Aufgaben zuerst in deinen Zeitplan.
• Plane für jede Aktivität eine Deadline als Erinnerung, deine Zeit effizient zu nutzen.
• „Weniger wichtige“ Aufgaben kannst du in deiner verbleibenden Zeit erledigen, delegieren oder ganz ignorieren.

Es wird Zeiten geben, in denen wir einfach nicht alles erledigen können. Manchmal müssen wir „Nein“ zu den Wünschen anderer sagen. Indem wir aber das Wichtige zuerst planen und dann die weniger wichtigen Aufgaben in der verbleibenden Zeit erledigen, erhöhen wir die Wahrscheinlichkeit, dass wir das wirklich Wichtige schaffen.

Kenne und nutze deine Arbeitsgewohnheiten

Nicht jede Stunde unseres Arbeitstages ist gleichwertig. Unsere persönlichen Arbeitsmuster und die Umgebung, in der wir arbeiten, spielen hier mit rein. Es gibt außerdem Tageszeiten, zu denen wir am produktivsten sind, zu denen wir am kreativsten sind und zu denen wir relativ frei von Ablenkungen der Welt um uns herum sein können. Wir sollten diese Zeiten identifizieren und Aufgaben entsprechend planen.

• Plane die wichtigsten Aufgaben zu den Zeiten, zu denen du sie am besten erledigen kannst.
• Führe etwa zwei Wochen lang ein Protokoll darüber, wie du deine Zeit verbringst, um zu sehen, wie sie verbracht wird.
• Berücksichtige das Pareto-Gesetz, das auf deine persönliche Produktivität zutrifft: 20% deiner Arbeit bringt 80% deiner Ergebnisse. Überlege dir kreative Wege, um die 20% zu verbessern und die 80% zu reduzieren.

Zeitmanagement bei der Arbeit von zu Hause aus

Wenn du von zu Hause aus oder remote arbeitest, ist es noch wichtiger, deine Zeit effektiv zu managen. Die Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem sind bei der Arbeit von zu Hause aus extrem fließend. Vorbei sind die Zeiten, in denen man um 17 Uhr das Büro verließ und die Arbeit bis 9 Uhr am nächsten Tag erledigt war. Wenn wir nicht die Kontrolle über unsere Zeit übernehmen, sind wir schließlich 24/7 am Arbeiten – was ungesund ist und letztendlich schlechtere Ergebnisse hervorbringt.

Warum sind Zeitmanagement-Fähigkeiten wichtig?

Zeitmanagement-Fähigkeiten sind wichtig, weil sie dir helfen, deine Arbeit so zu strukturieren, dass du deine Ziele erreichen kannst. Angenommen es ist dein Ziel, einen neuen Job zu bekommen. Dann brauchst du Zeit, um

• deinen Lebenslauf zu aktualisieren
• nach offenen Stellen zu suchen
• dich zu bewerben
• Unternehmen zu recherchieren und
• dich auf Vorstellungsgespräche vorzubereiten.

Wenn du jeden Tag eine bestimmte Zeitspanne für diese Aufgaben einplanst, kannst du die notwendigen Schritte auf dem Weg zu deinem neuen Job stressfrei erledigen.

Wenn du jedoch bereits einen Job hast, den du mit Leidenschaft ausübst, hast du wahrscheinlich eine Vielzahl von Aufgaben, die dem Unternehmen oder deinem eigenen Business helfen, bestimmte Ziele zu erreichen. Die Pflege deines Kalenders, deiner Meetings und Aufgaben ist notwendig, um in deiner Rolle erfolgreich zu sein.

Während der Arbeit vollständig präsent und fokussiert zu sein, resultiert aus starken Zeitmanagement-Fähigkeiten. Wenn du zum Beispiel zu spät zu einem Meeting kommst oder während des Calls plötzlich ein vergessenes und dringend abzuschließendes Projekt entdeckst, wirst du zwangsläufig schlechte Ergebnisse liefern.

Wenn du deine Zeit hingegen gut verwaltest, schaffst du dir Raum, um kreativ und proaktiv auf deine Ziele hinzuarbeiten. Wenn du dir eine bestimmte Zeit für das Erledigen deiner Aufgaben nimmst, hast du auch Zeit, um über das “große Ganze” für dich und ggfs. dein Unternehmen nachzudenken.

Bewährte Methoden für gutes Zeitmanagement

Schauen wir uns nun einige bewährte Methoden an, wie du deine Zeit effektiver verwalten kannst.

#1 Effektives Zeitmanagement:

Erstelle ein System, das du gerne benutzt.

Welches ist der beste Weg, Zeit effektiv zu managen? An erster Stelle solltest du ein System erstellen, das für dich funktioniert und mit dem du dich jedes Mal wohlfühlst, wenn du mit ihm arbeitest. Wenn du im „altmodischen“ Stil Stift und Papier magst, dann führe Kalender und eine priorisierte To-Do-Liste handschriftlich. Wenn du Apps magst oder alles in deinem Kalender haben willst, ist das ebenfalls in Ordnung. Wichtig ist, dass du dein System magst, sodass du dich damit beschäftigst und nicht vor ihm wegläufst. Wenn du dein System nicht magst, wirst du dich dagegen sträuben, es zu öffnen und zu verwenden. Wie du dir denken kannst, wird sich das negativ auf deine Produktivität auswirken.

#2 Sei realistisch

Es ist eine Sache, alles erledigen zu wollen. Und es ist eine andere, realistisch einzuschätzen, was du in welchem Zeitrahmen tun kannst. Zeit effektiv zu managen, bedeutet, Erwartungen realistisch zu managen.

Dafür kannst du bspw. die anstehende Aufgabe vorplanen und aufteilen. Du schätzt ein, wie viele Stunden es dauern wird, sie zu erledigen. Dann teilst du die Aufgabe über mehrere Tage auf und erledigst jeden Tag einen Teil.

Angenommen du hast ein Projekt, für das du etwa zehn Stunden benötigst. Dann schau auf deinen Kalender und überlege, wann du diese Stunden realistischerweise aufwenden kannst. Kannst du in den nächsten fünf Tagen jeden Morgen zwei Stunden arbeiten? Kannst du eine Stunde für zehn Tage oder drei Stunden im Laufe von drei Wochen leisten? Sei realistisch und halte dich dann an das, was du dir vorgenommen hast.

Wenn du bei jeder Aufgabe so vorgehst, wirst du immer besser darin, deine Zeit richtig einzuschätzen und aufzuteilen.

#3 Arbeite, wenn du am besten arbeitest

Es reicht nicht aus, eine To-Do-Liste zu haben. Du musst dir auch die Zeit nehmen, dich auf diese Liste zu konzentrieren – und zwar zu Zeiten, die für die anstehende Aufgabe sinnvoll sind.

Wenn du ein Projekt hast, das viel Konzentration erfordert und du morgens am konzentriertesten bist, dann nimm dir morgens Zeit für dieses Projekt. Selbst wenn es nur drei Stunden sind. Arbeite an deinen Aufgaben, wenn du am besten an ihnen arbeiten kannst.

Setze Aufgaben nicht einfach auf deine To-Do-Liste und geh davon aus, dass du schon irgendwann dazu kommen wirst.

#4 Führe eine „Füllerliste“

Du brauchst natürlich immer wieder Pausen von intensiver Arbeit. Du kannst diese Pausen nutzen, um deine Produktivität ganz einfach erhöhen. Fülle diese Zeit mit ein paar leichteren Dingen auf deiner To-Do-Liste. Manche Leute nennen dies die „Füllerliste„.

Auf dieser Liste befinden sich Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber keine Stunden an Zeit oder einen ruhigen Raum benötigen. In diese Kategorie fallen das Versenden einiger Textnachrichten, das Beantworten von E-Mails oder das Tätigen von Anrufen, die du aufgeschoben hast.

Denk an all die 15- bis 20-minütigen Zeitabschnitte, die du pro Tag zur Verfügung hast. Wenn du diese zusammenzählst, gibt es mindestens 1-2 Stunden, in denen du eine Menge Dinge erledigen kannst.

#5 Break It Down

Warum hast du noch kein kein effektives Zeitmanagement? Ein Teilgrund liegt darin, dass wir unliebsame Aufgaben nicht erledigen wollen. Also hoffen wir, dass diese verschwinden oder wir schieben sie auf. Jedenfalls kommen wir nie dazu, sie zu erledigen… Genau das nennt sich Prokrastination. Führende Experten verraten uns, dass Prokrastination mehr emotional als logistisch verankert ist:

„Prokrastination ist kein Zeitmanagement-Problem, es ist ein Emotionsmanagement-Problem.“ – Tim Pychyl, Professor für Psychologie an der Carleton University

Wir prokrastinieren, wenn wir überfordert oder ängstlich sind. Eine Möglichkeit zur Bekämpfung von Prokrastination besteht darin, deine Aufgaben in kleine Schritte zu zerlegen. Frage dich immer: Was ist der nächste Schritt, den ich jetzt tun kann? Indem wir die Dinge einen Schritt nach dem anderen tun, kommen wir voran. Wir können so eine Dynamik aufbauen, die das Gefühl von Angst und Unruhe lindert.

Zeitmanagement: Motivations-Tipps

• Wenn Prokrastination dein Problem ist, erledige die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe zuerst. Wenn du das hinter dich bringst, kann das helfen, Ängste abzubauen.
• Teile große Projekte in Teilprojekte auf. Das macht sie weniger einschüchternd, reduziert Prokrastination und ermöglicht ein Gefühl der Vollendung, noch bevor das Projekt abgeschlossen ist.
• Erledige jeden Tag mindestens eine Aufgabe, auch wenn das nur ein kleiner Teil eines größeren Projekts ist.
• Plane Zeit für Sorgen ein. Versuche, dich nicht um Aufgabe B zu kümmern, während du an Aufgabe A arbeitest. Plane Aufgabe B ein und committe dich, dass du zu diesem Zeitpunkt B machen wirst und nicht vorher.

Was du dir merken solltest

Ein effektives Zeitmanagement hilft dir, deine mentale und emotionale Gesundheit zu bewahren. Mit einem guten Zeitmanagement wirst du deine Aufgaben entspannter oder überhaupt erst bewältigen können. Je bewusster wir uns darüber sind, was für uns funktioniert und wie und wann wir am besten arbeiten, desto mehr Kontrolle gewinnen wir über unsere Zeit.

Je mehr wir die Kontrolle übernehmen, anstatt uns von unserer Zeit kontrollieren zu lassen, desto produktiver sind wir und desto erfüllter fühlen wir uns.

Der Schlüssel zu meinem Erfolg – Der Produktivitätshack

Um wirklich produktiv zu sein, musst du fokussiert sein. Doch Fokus wirst du nur kreieren können, wenn du eine Vision bzw. ein Fernziel hast. Warum das so ist? Genau darum soll es im nachfolgenden Video gehen. Ich zeige dir die 3 Arten von Arbeit auf und verrate dir, warum es wichtig ist, Arbeit vorzuplanen. Außerdem wirst du lernen, warum auch Ernährung, Fitness und (wie oben bereits erwähnt) Stressvermeidung wichtig ist, um maximale Produktivität zu erreichen.

Das nächste Level der Produktivität

Willst du deine Aufgaben in kürzerer Zeit schaffen, um endlich stressfrei tun zu können, was dir wirklich Spaß macht? Dann check unbedingt das FlowStateProductivity Coaching™ ab. Das FPC transformiert dich in nur 4 Wochen von gestresst und überfordert zu produktiv und entspannt.